Devis, rétroplanning, confirmation de prestataires, compte rendu post-event : on automatise les tâches répétitives qui bouffent ton temps entre deux événements, pour que tu restes concentré sur la créa et la relation client.
Chaque nouveau brief client déclenche le même marathon : contacter 8 traiteurs, 3 loueurs de matériel, 2 photographes, compiler les retours dans un Excel, recomposer un PDF propre. Pour un événement similaire à celui de l'an dernier.
Tu envoies un bon de commande, tu attends. Tu relances par mail. Tu relances par SMS. Tu finis par appeler. Multiplié par 15 prestataires sur un seul événement, c'est une journée entière qui disparaît dans la boucle de relance.
Le traiteur confirme avec 3 jours de retard, le client change la jauge, la salle se libère plus tôt. Chaque modification impacte 5 lignes dans le rétroplanning, que tu mets à jour à la main dans un Google Sheet partagé avec tout le monde.
Après chaque événement, il reste à compiler les feuilles de présence, recouper les factures prestataires avec le budget prévisionnel, rédiger le bilan pour le client et préparer la facture de solde. Ça prend facilement une demi-journée, souvent le lendemain d'une nuit courte.
Un formulaire de brief client alimente automatiquement un modèle de devis structuré : type d'événement, jauge, prestations nécessaires, fourchette budget. Le document sort formaté, avec les lignes de prix issues de ta base prestataires. Tu vérifies, tu ajustes, tu envoies.
Dès qu'un bon de commande part, une séquence démarre : rappel automatique à J+2 si pas de retour, puis J+4, puis alerte dans ton outil de gestion. Chaque prestataire reçoit un message personnalisé avec ses infos de mission. Tu n'interviens que quand il y a un vrai blocage.
On connecte ton rétroplanning (Google Sheets, Notion ou Airtable) à un agent qui détecte les dépendances. Si une date change, les tâches liées se décalent et tu reçois une alerte sur les points critiques : réservation salle, convocations, traiteur.
Ton client accède à une page dédiée pour valider les options, télécharger les documents (plan de salle, conducteur, menu), et signer électroniquement. Les validations remontent automatiquement dans ton CRM. Fini les mails 'tu as bien reçu le fichier ?'.
Après l'événement, un agent IA compile les données : présences réelles vs prévisionnel, récap des factures prestataires, points forts/points d'amélioration issus des feedbacks. Le bilan client est rédigé en 10 minutes, à partir de tes données brutes.
Chaque événement produit des données : tarifs, délais de réponse, qualité de livraison. On capture ces retours (formulaire interne rapide) et ils viennent enrichir ta base. La prochaine fois que tu cherches un traiteur pour 200 personnes à Lyon, tu as un historique réel sous la main.
On regarde ensemble comment tourne ton agence aujourd'hui : quels événements tu gères, combien de prestataires en moyenne, où tu perds le plus de temps. Pas de questionnaire générique, on parle de tes vraies opérations.
On choisit une automatisation à fort impact (souvent le devis ou les relances fournisseurs) et on la construit sur tes données réelles. Tu testes sur un vrai événement en cours.
On déploie les automatisations choisies, on connecte tes outils existants (Google Workspace, Airtable, ton CRM), et on t'explique comment modifier les flux toi-même si besoin. Pas de boîte noire.
On reste disponibles pour ajuster au fil des événements réels. Un flux qui marche sur un gala de 80 personnes peut avoir besoin d'un tweak pour un congrès de 800. On s'adapte avec toi.
Une agence qui gère 30 à 40 événements d'entreprise par an passait en moyenne 3 jours à monter chaque devis : collecte des tarifs prestataires, mise en forme, vérification. Avec un flux automatisé connecté à leur base Airtable, le premier jet sort en moins d'une heure. Le chef de projet finalise et envoie le même jour.
Avant, la coordinatrice envoyait elle-même chaque relance fournisseur depuis sa boîte mail. Sur un événement avec 12 prestataires, c'était jusqu'à 30 échanges mail en 10 jours. La séquence automatisée gère les rappels, log les confirmations dans Notion et n'alerte la coordinatrice qu'en cas de non-réponse à J+5.
Pour ce type d'événement, le bilan client (présences, satisfaction, récap budget) était rédigé 3 à 5 jours après l'événement, quand l'équipe soufflait enfin. Un agent compile maintenant les données de présence, les retours du formulaire satisfaction et les factures scannées pour produire un premier jet de rapport. Le client reçoit son bilan le lendemain matin.
C'est la première chose qu'on entend. Et c'est vrai que l'événementiel n'est pas une ligne de production. Mais dans chaque événement, il y a des segments répétitifs : le brief client, la consultation prestataires, les relances, le bilan. Ce sont ces segments qu'on automatise, pas l'événement lui-même. La créa et la relation client restent 100 % humaines.
Non. Les séquences de relance fonctionnent par mail et SMS classiques, côté prestataire rien ne change. C'est toi qui gagnes du temps, eux reçoivent un message normal. On peut aussi prévoir un simple lien de confirmation (clic unique) sans compte à créer.
La plupart des outils événementiels ont une API ou exportent au moins en CSV. On analyse au cas par cas pendant l'audit. Dans les situations où l'intégration native n'est pas possible, on passe par des connecteurs intermédiaires (Make, Zapier) ou des imports automatisés. On te dira clairement ce qui est faisable avant de commencer.
Elle peut produire une trame à partir d'un brief structuré : créneaux horaires, intervenants, logistique. Ce n'est pas un conducteur finalisé, c'est un premier jet que tu retravailles. Sur des événements récurrents (séminaire annuel, soirée de gala), le gain est réel parce que la structure de base reste la même d'une année sur l'autre.
Oui. On construit les flux sur des outils que tu contrôles (ton Airtable, ton Google Workspace, ton Notion). Les données ne transitent pas par des serveurs tiers non maîtrisés. Pour les traitements IA, on peut utiliser des modèles hébergés en Europe selon tes contraintes RGPD.
Sur la première automatisation déployée (souvent les relances fournisseurs ou le devis), l'impact est visible dès le premier événement géré avec le nouveau flux. En général, les agences avec lesquelles on travaille ressentent le gain au bout de 2 à 3 semaines après déploiement.
Surtout pour vous, en fait. Dans une petite agence, chaque heure perdue en administratif, c'est une heure de moins pour décrocher un nouveau client ou soigner un événement en cours. Les automatisations qu'on met en place n'ont pas besoin d'une équipe IT pour tourner, et tu gardas la main dessus.
45 minutes en visio, sur ton organisation réelle. On identifie ensemble les flux qui te coûtent le plus de temps, et tu repars avec un plan d'action concret, que tu travailles avec nous ou non.