Factures fournisseurs, rapprochements bancaires, relances clients en retard de pièces : ces tâches absorbent entre 30 et 40 % du temps de production d'un cabinet. On les automatise, toi tu gardes la main sur le conseil et la signature.
Chaque mois, tu relances manuellement 15, 20, parfois 40 clients pour récupérer leurs relevés bancaires, leurs factures fournisseurs ou leurs notes de frais. Un mail par client, un suivi dans un tableau, une relance oubliée. C'est du temps de collaborateur brûlé sur une tâche qui ne produit aucune valeur.
Même avec un logiciel comme ACD, Cegid ou Sage, une partie de la saisie reste manuelle. Les factures hors norme, les fournisseurs sans référence propre, les avoirs mal libellés : tout ça finit sur le bureau d'un collaborateur au lieu d'un agent IA qui le traite en quelques secondes.
En période de clôture fiscale, les dossiers arrivent en pile. Préparer les tableaux de révision, pointer les comptes de tiers, vérifier la cohérence des FEC : c'est répétitif, chronophage, et ça laisse peu de place pour l'analyse à valeur ajoutée que le client attend vraiment.
Tu envoies un tableau de bord mensuel à tes clients, mais il sort le 20 du mois suivant, mis en forme à la main depuis ton logiciel comptable. À ce stade, le client a déjà pris ses décisions. Un reporting automatisé, envoyé dans la semaine qui suit la clôture mensuelle, change la relation.
Un agent envoie les relances personnalisées par mail ou SMS selon le statut de chaque dossier client, suit les accusés de réception, relance à J+3 si rien n'arrive, et te remonte uniquement les blocages réels. Plus de copier-coller dans Outlook.
On connecte un OCR intelligent (type Mindee ou Rossum) à ton logiciel comptable. Les factures PDF reçues par mail sont lues, classées, imputées sur les bons comptes et soumises à validation humaine uniquement si le score de confiance est bas. Tu valides, tu ne saisis plus.
Les relevés OFX ou CSV de tes clients arrivent dans un workflow qui propose automatiquement le lettrage, détecte les doublons et signale les écarts inexpliqués. Le collaborateur reçoit un fichier pré-lettrré, il confirme en quelques clics.
À chaque clôture mensuelle ou annuelle, un agent extrait les soldes depuis le FEC, les compare à N-1, calcule les ratios clés (taux de marge, BFR, délai de rotation des stocks) et génère un PDF de révision pré-rempli prêt à annoter. Le dossier de révision se monte tout seul.
Chaque client reçoit, dans les 5 jours suivant la clôture de son mois, un tableau de bord lisible (chiffre d'affaires, charges, résultat net, trésorerie) généré depuis tes données comptables et mis en page automatiquement. Le client comprend ses chiffres. Il te rappelle pour en parler.
Un agent surveille les publications du BOFiP, les actualités URSSAF et les mises à jour de l'OEC, et te pousse chaque semaine un digest digéré, filtré par thème (TVA, IS, paie, BIC/BNC). Tu restes à jour sans passer 2 heures sur les sites officiels.
On cartographie ensemble les tâches répétitives qui mobilisent tes collaborateurs : collecte des pièces, saisie, lettrage, reporting. On identifie ton logiciel comptable (Cegid, Sage, ACD, Quadratus...) et tes outils de communication. Aucun engagement, juste un diagnostic honnête.
On choisit l'automatisation à plus fort impact pour ton cabinet (souvent la collecte des pièces ou la saisie factures) et on la construit sur tes vraies données. Tu testes sur un dossier client réel. Si ça ne convainc pas, on s'arrête là.
On déploie les automatisations sur l'ensemble du portefeuille client par vagues. On forme tes collaborateurs : pas de jargon technique, juste 'voilà ce que l'outil fait, voilà ce que tu valides, voilà comment corriger si ça déraille'. Documentation incluse.
Les premiers mois, les workflows ont besoin d'ajustements : un nouveau format de facture fournisseur, un client qui change de banque, un nouveau champ dans le FEC. On reste disponibles pour corriger et faire évoluer sans surfacturer chaque ticket.
Avant l'automatisation, deux collaboratrices passaient chaque lundi matin à envoyer des mails de relance individuels pour les clients qui n'avaient pas transmis leurs pièces du mois. Après déploiement d'un agent Make connecté à leur outil de gestion, les relances partent automatiquement, avec le bon message selon le retard (J+5, J+10, J+15). Les collaboratrices n'interviennent que sur les dossiers bloqués après 3 relances.
Ce cabinet gérait ~200 dossiers de médecins, avocats et architectes. Le reporting mensuel était envoyé à la main, en retard, sur Excel. Après mise en place d'un workflow qui extrait les données comptables et génère un PDF personnalisé envoyé automatiquement, les clients ont commencé à rappeler pour commenter leurs chiffres. Le cabinet a lancé une offre de conseil trimestriel payante que les clients demandent maintenant.
Avec un portefeuille en hausse de 30 dossiers sur un an, le cabinet faisait face à un goulot sur la saisie. Plutôt que de recruter un profil junior difficile à trouver, ils ont connecté Mindee à Cegid via n8n. Les factures reçues par mail sont traitées automatiquement à 85 % sans intervention humaine. Les 15 % restants (factures manuscrites, avoirs atypiques) arrivent dans une file de validation avec l'imputation proposée.
La plupart des logiciels métier utilisés en cabinet ont une API ou acceptent des imports/exports en formats standard (FEC, CSV, XML). Dans les cas où l'API est inexistante ou bridée, on passe par des connecteurs intermédiaires. On vérifie la compatibilité dès l'audit, gratuitement, avant de proposer quoi que ce soit.
C'est la bonne question, et c'est celle qui arrive en premier dans tous nos cabinets clients. Les workflows peuvent tourner entièrement sur des serveurs hébergés en Europe (ou même on-premise sur ton infrastructure si tu préfères). On ne stocke pas les données comptables de tes clients sur nos systèmes. On peut te produire une documentation de traitement des données compatible avec tes obligations RGPD et avec les recommandations de l'OEC.
On le voit régulièrement : les cabinets où les collaborateurs sont les moins à l'aise avec la tech sont souvent ceux où l'automatisation marche le mieux, parce qu'ils ont justement le plus à gagner. L'interface qu'ils voient au quotidien ressemble à une boîte mail ou à un tableau Notion. Ils n'ont pas besoin de comprendre ce qui tourne derrière.
Toi, comme aujourd'hui quand un collaborateur fait une erreur de saisie. L'IA ne signe pas. Elle propose. Les imputations passent toujours par une validation humaine avant d'entrer dans le dossier comptable, avec un seuil de confiance réglable selon ton niveau de risque. Sur les comptes sensibles (trésorerie, charges financières, comptes de régularisation), on conseille de mettre le seuil de validation à 100 % : tout passe devant un collaborateur.
Sur la collecte des pièces et les relances, l'impact est visible dès le premier cycle mensuel. Sur la saisie des factures, il faut en général 4 à 6 semaines pour que le modèle soit bien calé sur les fournisseurs récurrents de tes clients. Sur le reporting automatique, tu livres les premiers tableaux de bord en fin de mois 2.
Tous les workflows qu'on construit te sont livrés : tu as accès à chaque automatisation, tu peux la modifier ou la couper sans nous appeler. On utilise des outils (n8n, Make) qui ont des interfaces visuelles qu'un collaborateur un peu curieux peut apprendre à ajuster. Et si tu veux une formation pour que ton équipe soit autonome, c'est prévu dans notre process.
Un collaborateur à 28-35 k€ brut coûte environ 45-50 k€ chargé. Si une automatisation lui fait gagner 6 heures par semaine, c'est à peu près 25 % de son temps, soit une valeur autour de 10-12 k€ par an. Nos missions démarrent généralement bien en dessous de ce chiffre, et les workflows tournent ensuite sans coût variable significatif. On te donne une estimation honnête dès l'audit.
Audit gratuit, sans engagement. Tu repars avec une liste de tâches automatisables classées par impact, même si tu ne travailles pas avec nous ensuite.