Devis à rédiger, briefs à reformuler, factures à relancer, exports à livrer : un graphiste freelance passe facilement 30 à 40 % de son temps sur des tâches administratives qui ne produisent aucun visuel. On automatise ça, concrètement, sans que tu aies besoin de toucher une seule ligne de code.
Le client envoie un PDF de 2 pages, un lien Pinterest et trois adjectifs. Tu passes 45 minutes à lui poser des questions par mail pour comprendre ce qu'il veut vraiment : couleurs, formats, usages, ton. Ce temps n'est jamais facturé.
Chaque nouveau projet repart d'un vieux fichier .docx que tu copies-colles, tu re-remplis les lignes de presta, tu recalcules le total HT, tu adaptes les conditions. Vingt minutes pour un devis standard, plusieurs fois par semaine.
Tu détestes ça. Tu décales, tu oublies, tu envoies un mail trop doux. Résultat : des factures qui traînent à 60, 90 jours alors que tes CGV prévoient 30. Et tu hérites d'une tension relationnelle que tu n'as pas cherchée.
Envoyer les bons formats (PNG, SVG, PDF façonné, packaged Indesign...), renommer selon la convention client, zipper, uploader sur WeTransfer ou Drive, envoyer le lien avec les bonnes instructions. C'est 20 minutes de logistique répétitive à chaque fin de projet.
Un formulaire intelligent (Tally ou Typeform) couplé à un agent IA reformule les réponses du client en brief exploitable : palette, typographie, formats attendus, exemples de références, contraintes techniques. Tu reçois un document propre dans Notion ou Google Doc, sans avoir à poser une seule question toi-même.
Dès que le brief est validé, un scénario Make ou n8n génère un devis pré-rempli avec les lignes de prestations correspondantes, les tarifs de ta grille, les délais estimés et tes CGV. Tu vérifies en 3 minutes, tu envoies. Fini le copier-coller depuis l'ancien projet.
Un workflow surveille les dates d'échéance de tes factures (Pennylane, Freepik Pro, ou simplement un Google Sheet). À J+7, J+15, J+30, une relance personnalisée et progressive part automatiquement, avec le bon ton à chaque étape. Tu n'interviens que si le client ne répond pas.
À la fin d'un projet, tu déposes tes fichiers dans un dossier Drive dédié. Le scénario renomme automatiquement selon ta convention (client_projet_v1_HD.pdf...), zippe les livrables, envoie le lien au client avec le mail de livraison type et archive le projet dans ton CRM ou Notion.
Un agent IA surveille Behance, Dribbble et les newsletters de références que tu as sélectionnées. Chaque semaine, tu reçois une sélection de 10 à 15 projets commentés selon tes thématiques (identité visuelle, packaging, motion...). De quoi alimenter ta veille sans y consacrer 2 heures le dimanche.
Tu produis le visuel, l'IA rédige 3 variantes de caption (avec hashtags adaptés), programme la publication sur Instagram ou LinkedIn, et t'envoie un rapport mensuel de performance. Tu gardes la main sur la création, le reste tourne tout seul.
On passe en revue ensemble comment tu gères tes devis, tes briefs, tes livraisons et ta facturation aujourd'hui. On identifie les 2-3 points de friction qui te coûtent le plus de temps sur la semaine. Zéro engagement, zéro jargon technique.
On conçoit les scénarios adaptés à tes outils existants (tu travailles sous Mac avec Figma et tu facturas sur Freepik Pro ? On part de là). Pas de migration forcée vers un nouvel outil si tu n'en as pas besoin.
On branche les automatisations sur tes vrais projets en cours, on teste avec de vrais clients, on ajuste. Tu valides chaque étape. Quand tu envoies un devis pour la première fois via le système, tu vois exactement ce qui sort.
On te montre comment modifier tes tarifs, ajouter une ligne de presta, changer le ton d'une relance. L'objectif : que tu sois autonome à 80 % pour les ajustements courants, sans dépendre de nous pour chaque micro-modification.
Une graphiste spécialisée en identité de marque recevait des briefs incomplets à chaque projet. On a mis en place un formulaire de brief intelligent avec 18 questions conditionnelles (si le client répond 'packaging', d'autres questions s'ouvrent). Le formulaire alimente directement un brief structuré dans Notion. Elle estime avoir récupéré ~3 h par semaine rien que sur cette étape.
Un graphiste print travaillant beaucoup avec des TPE avait régulièrement 4 à 5 factures en retard. On a branché un workflow de relance progressive sur son Google Sheet de suivi : mail cordial à J+7, ton plus ferme à J+15, mise en demeure douce à J+30. En 4 mois, ses délais moyens de paiement sont passés de ~55 jours à ~28 jours.
Une designer UI livrait ses projets avec des fichiers Figma exportés manuellement, renommés à la main, envoyés via WeTransfer. On a automatisé l'export depuis un dossier Drive de sortie : renommage, compression, envoi du lien et du mail de livraison type. Elle estime gagner jusqu'à 25 minutes par livraison, soit plusieurs heures sur un mois chargé.
Non, et c'est voulu. On n'automatise pas la création : c'est ton cœur de métier et ta valeur différenciante. On automatise tout ce qui entoure la création : briefs, devis, relances, livraisons, reporting. L'IA générative d'images (Midjourney, Firefly...) existe et tu peux l'utiliser dans ta pratique créative si tu le choisis, mais ce n'est pas ce qu'on configure ici.
Absolument pas. On branche les automatisations sur ce que tu utilises déjà. Si ton flux repose sur Figma, Google Drive et un Sheet de suivi, on part de là. On ne te vend pas un nouvel outil de gestion de projet que tu devras apprendre.
C'est justement pour ça qu'on conçoit des formulaires de brief avec des questions conditionnelles : les questions s'adaptent selon le type de projet (print, digital, motion, signalétique...). La structure est commune, le contenu généré est spécifique à chaque contexte.
On rédige les mails de relance avec toi, dans ton ton. Tu les valides avant qu'ils partent. La plupart des graphistes qui utilisent le système depuis quelques mois nous disent que leurs clients ne remarquent pas la différence, et que la relation est moins tendue parce que les relances partent au bon moment au lieu d'être décalées par gêne.
L'audit est gratuit. Les automatisations sont construites sur des outils dont les plans de base coûtent entre 9 et 25 euros par mois (Make, n8n cloud...). On dimensionne selon ce que tu génères : pas la peine de payer un plan entreprise quand tu traites 5 à 10 projets par mois.
C'est l'objectif. On te passe la main avec une courte session de formation (1 h en général) pour les modifications courantes : changer un tarif, ajouter une ligne de presta, modifier le délai d'une relance. Pour les évolutions plus importantes, on reste disponibles, mais tu n'as pas besoin de nous appeler pour chaque réglage.
Deux ans en automatisation, c'est long. Les outils ont mûri et on teste tout sur des cas réels avant de te passer la main. Surtout : on ne te laisse pas configurer seul(e) avec un tutoriel YouTube. On conçoit, on déploie et on reste là si quelque chose cloche les premières semaines.
Réserve un audit gratuit de 60 minutes. On regarde ensemble où tu perds du temps, on te dit ce qu'on peut automatiser et ce qui ne vaut pas la peine. Sans engagement, sans jargon, et sans te demander d'apprendre à coder.