Tu gères un hôtel, un B&B ou une résidence : chaque journée est un jonglage entre Booking.com, les e-mails des clients, les demandes de devis séminaire et les plannings du personnel. On automatise les tâches répétitives pour que tu puisses te concentrer sur l'accueil et le remplissage.
Un hôtel de 30 chambres reçoit facilement 15 à 20 avis par semaine entre Google, Booking, TripAdvisor et Expedia. Rédiger une réponse personnalisée à chacun, sans répéter la même formule robotique, prend entre 2 et 4 heures par semaine. Et si tu ne réponds pas rapidement, ça se voit dans le score.
Un responsable RH envoie un e-mail avec 12 questions : nombre de chambres disponibles du 14 au 16 mai, tarif salle de réunion avec vidéoprojecteur, menu déjeuner, parking... Tu recopies les infos depuis ton PMS, tu construis un devis Word, tu l'envoies. Souvent pour des prospects qui ne répondront jamais.
Lit bébé, allergie au gluten, transfert aéroport, chambre haute, anniversaire à préparer : chaque réservation cache parfois 3 échanges d'e-mails supplémentaires. Multiplié par 20 arrivées par semaine, ça représente une charge mentale réelle sans aucune valeur ajoutée.
Chaque lundi matin, tu (ou ta réceptionniste) exportes les chiffres du PMS, tu les colles dans un Excel, tu calcules le taux d'occupation, le RevPAR, tu compares à N-1. C'est 45 minutes de copier-coller pour produire un tableau que tout le monde lit en 2 minutes.
Un agent IA lit chaque nouvel avis déposé sur Google, Booking ou TripAdvisor, analyse le ton (positif, mitigé, négatif, mention d'un service précis) et génère une réponse dans le style de ta maison. Tu valides en un clic ou tu laisses partir automatiquement. Fini les réponses copiées-collées qui font plus de mal que de bien.
Dès qu'un e-mail de demande de groupe arrive, un agent IA extrait les infos clés (dates, nombre de personnes, prestations demandées), vérifie la disponibilité dans ton PMS ou ton channel manager et génère un devis pré-rempli au format PDF ou Word. Tu n'as plus qu'à relire et envoyer.
48h avant chaque arrivée, un e-mail est envoyé automatiquement avec les infos check-in, un lien vers le formulaire de demandes spéciales, et une proposition d'upsell ciblée (petit-déjeuner, late check-out, parking). Le contenu s'adapte selon le type de réservation (loisir, affaires, groupe).
Chaque lundi à 7h, tu reçois un rapport synthétique avec taux d'occupation, RevPAR, ADR, comparaison N-1 et les 3 chiffres à surveiller dans la semaine. Les données sont tirées directement de ton PMS. Zéro copier-coller, zéro Excel à ouvrir.
Un formulaire de pré-arrivée est envoyé automatiquement à chaque réservation confirmée. Les réponses (lit bébé, allergie, heure d'arrivée tardive) sont triées, transmises aux services concernés (étages, restaurant, réception) et archivées dans le dossier client de ton PMS.
Quand une chambre est vendue en direct sur ton site, le stock est mis à jour instantanément sur Booking.com, Expedia et Airbnb, sans passer par le channel manager manuellement. On raccorde les API pour éviter les doubles réservations et les fermetures oubliées.
On passe en revue une journée type dans ton hôtel : quelles tâches tu fais à la main, quel PMS tu utilises, comment arrivent les demandes de groupes, combien d'avis tu reçois par semaine. On identifie ensemble les 2 ou 3 points où l'automatisation va faire la vraie différence.
On commence par l'automatisation qui va t'économiser le plus de temps immédiatement (souvent : les réponses aux avis ou le reporting). On te montre le flux avant de le brancher sur le live. Tu vois exactement ce que ça produit et tu peux corriger le ton, les règles, les déclencheurs.
On branche l'automatisation sur tes vrais outils (PMS, boîte mail, channel manager). On forme ta réceptionniste ou ton assistante en 30 minutes : comment valider une réponse, comment modifier un déclencheur, où voir les logs si quelque chose coince.
Le premier mois, on surveille ensemble les résultats. Si un avis passe entre les mailles, si un devis génère une erreur, on corrige. Après ça, tu es autonome, mais on reste disponibles si ton activité évolue (nouvelle saison, nouveau service, second établissement).
La directrice répondait elle-même à chaque avis sur Google et Booking, souvent en fin de soirée. On a mis en place un agent IA branché sur les deux plateformes : il génère une réponse adaptée au contenu de l'avis (mention du restaurant, du personnel, d'un problème de bruit...) et elle valide par lot chaque matin en 15 à 20 minutes. Le taux de réponse est passé de 60% à 100% en 6 semaines.
Le gestionnaire recevait 8 à 12 demandes de séminaire par mois et mettait en moyenne 48h à répondre faute de temps. On a créé un workflow qui extrait les infos de la demande, interroge le planning de disponibilités et génère un PDF de devis pré-rempli envoyé au prospect en moins de 2h. Le délai de réponse a été divisé par 10, et le taux de transformation sur ces devis a progressé.
L'hôtel ne communiquait avec les clients qu'à la confirmation de réservation, puis au check-in. On a mis en place une séquence de 2 e-mails automatiques : le premier à J-7 avec les infos pratiques et une offre de petit-déjeuner à tarif légèrement réduit, le second à J-2 avec le formulaire de demandes spéciales. En 3 mois, les ventes de petits-déjeuners en pré-séjour ont augmenté d'environ 15% sans aucune action manuelle.
Souvent oui, même sans API moderne. On passe par l'export CSV automatique, les e-mails de confirmation que ton PMS envoie déjà, ou parfois un accès direct à la base de données. On fait le diagnostic lors de l'audit et on te dit franchement ce qui est possible. Il y a rarement une impasse totale.
C'est la vraie question. La qualité dépend du soin mis dans le paramétrage : on part de tes vraies réponses passées pour construire le ton, on crée des règles selon le type d'avis (mention d'un employé, plainte, séjour famille...), et tu valides chaque réponse au début. Après 2 ou 3 semaines de rodage, les résultats sonnent comme toi, pas comme un robot de chaîne hôtelière.
Le channel manager synchronise les stocks et les prix. Ce qu'il ne fait pas : répondre aux avis, générer des devis, envoyer des e-mails pré-séjour personnalisés, compiler ton reporting, trier les demandes spéciales. Les automatisations qu'on met en place travaillent en parallèle, pas à la place de ton channel manager.
Ce qu'on automatise, c'est le copier-coller, les réponses répétitives et les rapports Excel du lundi. La réception garde tout ce qui nécessite un vrai jugement humain : gérer un client mécontent en face à face, vendre une prestation supplémentaire au comptoir, gérer l'imprévu. En pratique, les équipes sont soulagées de ne plus passer 45 minutes sur un reporting que personne n'attendait vraiment.
Sur la première automatisation (souvent les avis ou le reporting), tu vois la différence dès la première semaine. Pour les workflows plus complexes comme les devis groupes ou la séquence pré-séjour, compte 2 à 4 semaines de mise en place et de rodage avant que tout tourne seul.
Non. Les automatisations tournent sur des outils que tu possèdes (Make ou n8n sur ton compte, Brevo ou ta boîte mail habituelle). On te forme pour que tu puisses modifier un texte, ajouter une règle ou couper un workflow toi-même. On n'est pas un intermédiaire obligatoire entre toi et tes propres automatisations.
Oui, et c'est même là que le gain est le plus net. On construit les workflows pour qu'ils gèrent plusieurs propriétés avec des identités distinctes (ton boutique hôtel 4 étoiles ne répond pas aux avis comme ta résidence de tourisme). Le surcoût de mise en place pour un second établissement est bien inférieur au premier.
Audit gratuit, sans engagement. Tu repars avec une liste de ce qui est automatisable chez toi, que tu travailles avec nous ou pas.