Collecte de pièces, relances clients, vérifications de conformité, rédaction de courriers : ce sont des tâches qui volent facilement 2 heures par jour à ton étude. On les automatise, sans toucher à ton logiciel métier RÉEL et sans formation technique.
Pour chaque dossier de vente immobilière ou de succession, tu attends des dizaines de documents : diagnostics, titre de propriété, acte de décès, état civil des héritiers. Les clients oublient, renvoient les mauvais fichiers, ou envoient des photos floues. Ton équipe relance manuellement, encore et encore, par mail ou par téléphone.
Convocation à la signature, récapitulatif des fonds à virer, lettre de notification aux héritiers, accusé de réception des pièces : chaque dossier génère une dizaine de courriers quasi-identiques. Ton équipe les tape ou les copie-colle depuis des modèles Word qui datent de 2017.
Entre Genapi, Fiducial ou Real.Not, les mails Outlook et les post-its, personne n'a une vue synthétique de l'état réel du dossier. Quelle pièce manque encore ? Qui a relancé le notaire côté acquéreur ? La réponse se trouve dans trois endroits différents.
"Mon dossier en est où ?" : c'est la question qui arrive 20 fois par semaine. Y répondre prend 5 minutes à chaque fois, demande d'ouvrir le dossier, de vérifier l'état des pièces, et coupe le clerc en plein milieu d'une rédaction d'acte.
On crée un portail client personnalisé (ou un lien de formulaire intelligent) qui liste exactement les documents attendus pour chaque type de dossier : vente, donation, succession, bail. Le client uploade ses pièces, le système vérifie que rien ne manque et relance tout seul s'il manque quelque chose. Ton équipe ne reçoit le dossier que quand il est complet.
Les courriers de convocation, les lettres d'information aux héritiers, les récapitulatifs de fonds à virer avant la signature : on connecte Claude ou GPT-4 à tes modèles d'étude pour générer en quelques secondes un premier jet précis, à partir des données du dossier. Ton clerc relit et valide, sans partir d'une page blanche.
On centralise l'état de chaque dossier dans un tableau Notion, Airtable ou directement dans un outil que tu choisis. Pièces reçues, pièces manquantes, date de signature prévue, intervenants côté vendeur et acquéreur : tout est visible en un clin d'oeil, sans ouvrir Genapi ou fouiller dans les mails.
On déploie un agent IA connecté à ton tableau de bord qui répond aux clients 24h/24 sur leur dossier précis : pièces reçues, prochaine étape, date de rendez-vous prévue. Plus de coup de fil pour "juste savoir si tout est OK". Le client est informé, l'équipe peut travailler.
Un document d'identité expiré, un RIB illisible, un diagnostic DPE qui date de plus de 10 ans : l'IA scanne les pièces reçues et alerte immédiatement si quelque chose ne passe pas. Ton équipe ne découvre plus le problème la veille de la signature.
Délai de rétractation SRU, purge du droit de préemption, délai de réponse des héritiers : on programme des alertes automatiques dans ton agenda ou par mail dès qu'un jalon approche. Ton équipe ne rate plus une date critique parce qu'elle était sur un autre dossier.
On regarde ensemble comment un dossier de vente type traverse ton étude : qui fait quoi, quels outils sont ouverts, où les mails partent, où les fichiers s'entassent. On identifie les 2 ou 3 tâches qui valent vraiment la peine d'être automatisées en premier.
On choisit la priorité numéro un (souvent la collecte de pièces ou les relances clients) et on construit l'automatisation sur Make ou n8n. On la connecte à ce que tu utilises déjà : ta boite mail, ton drive, ton agenda, Genapi si l'API le permet. Tu valides sur un dossier test avant de basculer en réel.
L'automatisme tourne en conditions réelles sur quelques dossiers. On ajuste ce qui cloche (un type de fichier non reconnu, un cas particulier de succession internationale, etc.) jusqu'à ce que ce soit fiable pour ton équipe.
Une fois le premier flux stabilisé, on attaque le suivant. Chaque étude a ses spécificités : certains sont surtout en immobilier résidentiel, d'autres en successions complexes ou en droit des sociétés. On adapte les prochaines automatisations à ce que ton étude fait vraiment.
L'étude traitait ~80 ventes par an. La collecte des pièces (diagnostics, titres, état civil) mobilisait un clerc à temps partiel uniquement pour les relances. Après déploiement d'un portail de collecte automatisé avec relances par mail et SMS, le volume de relances manuelles a chuté d'environ 70%. Le clerc a pu être redéployé sur la rédaction.
Chaque succession complexe nécessitait 6 à 12 courriers individualisés aux héritiers (notification, réclamation de pièces, état liquidatif préliminaire). La rédaction prenait entre 45 minutes et 2 heures par dossier. Avec un générateur IA branché sur les données du dossier, le premier jet sort en 2 minutes, la relecture prend 10 minutes. Résultat : jusqu'à 1h30 économisée par dossier.
Les appels entrants pour des questions de statut de dossier représentaient ~15 à 20 appels par semaine, soit environ 1h30 de temps cumulé pour l'accueil. Après déploiement d'un agent IA de suivi accessible par SMS ou lien WhatsApp, les appels "statut" ont baissé d'environ 60%. Les clients apprécient la réponse immédiate, l'équipe récupère du temps sur les appels à forte valeur.
Non, et on ne te vendra jamais ça. Un acte authentique engage ta responsabilité professionnelle, nécessite ton analyse juridique et ta signature. Ce qu'on automatise, ce sont les tâches périphériques à la rédaction : les courriers de convocation, les récapitulatifs, les lettres aux héritiers, les mails de relance. L'IA fait le premier jet administratif, toi tu fais le travail juridique.
Ça dépend. Ces logiciels métier sont souvent des environnements fermés qui exposent peu d'API. Dans la plupart des cas, on travaille en parallèle : on automatise tout ce qui transite par mail, formulaires, drive et agenda, sans toucher au logiciel de rédaction d'actes. Le gain de temps est déjà très significatif sur ces flux. Si ton logiciel a une API ou un export exploitable, on regarde ce qu'on peut en faire.
C'est la première question qu'on pose aussi. On travaille avec des hébergements européens (données en France ou en UE), on évite de faire transiter des données nominatives sensibles vers des API tierces sans encapsulation. Pour les dossiers les plus sensibles, les automatismes peuvent tourner sans jamais exposer les données brutes à un service externe. On documente tout ça dans un registre de traitement qu'on te remet.
L'audit initial prend 1 à 2 heures de ton temps (ou de celui de ton premier clerc). Ensuite, on travaille de notre côté. Le premier automatisme est opérationnel en 1 à 2 semaines. Ton équipe n'a pas à apprendre un nouvel outil : les automatismes arrivent dans des interfaces qu'elle connaît déjà (mail, formulaire web, tableau partagé).
Dans les petites études, c'est souvent encore plus utile. Quand tu as 3 ou 4 personnes, chaque heure perdue en relance ou en saisie répétitive compte double. Les automatismes qu'on déploie ne nécessitent pas d'équipe dédiée pour tourner. Ils fonctionnent en arrière-plan pendant que ton équipe fait ce pour quoi elle est formée.
On conçoit les automatismes avec un principe simple : ils assistent, ils ne décident pas. Un courrier généré par l'IA passe toujours par une validation humaine avant d'être envoyé. Une alerte de pièce manquante n'est qu'une alerte, ton clerc confirme. On ne met jamais en place d'action irréversible sans validation. Et on te livre la documentation de chaque flux pour que tu puisses intervenir toi-même si besoin.
L'audit est gratuit. Pour la mise en place, ça varie selon la complexité des flux et le nombre d'automatismes. On travaille sur devis après l'audit, une fois qu'on sait exactement ce qu'on fait. La plupart des études récupèrent l'investissement en moins de 3 mois sur les seules heures de relance économisées.
Prends 30 minutes avec nous. On regarde ensemble un ou deux dossiers types, on identifie les tâches qui se répètent, et on te dit franchement ce qui vaut la peine d'être automatisé. C'est gratuit, sans engagement, et tu repars avec des idées concrètes même si on ne travaille pas ensemble.