DPAE à répétition, contrats de mission à régénérer chaque lundi matin, relances intérimaires qui tombent dans le vide : on automatise les tâches que tu refais depuis des années pour que tes chargés de compte passent leur temps à placer, pas à saisir.
Un intérimaire commence lundi. Il faut générer la DPAE avant 8h, rédiger le contrat de mission, envoyer la lettre de mission au client. Multiplie ça par 30 placements par semaine et tu comprends pourquoi les week-ends ressemblent à du rattrapage.
Un client appelle pour 5 caristes avec CACES R489. Tu rouvres ton ATS ou ton Excel, tu filtres à la main, tu rappelles des profils qui ont peut-être déjà trouvé autre chose. Le vivier existe, mais il faut du temps pour le creuser.
Collecter les relevés d'heures signés par les clients, les saisir dans ton logiciel de paie (Tempo, ANAEL, Pixid...), vérifier les taux majorés, prévenir quand un intérimaire dépasse son quota : chaque étape manuelle est une occasion de créer une erreur de facturation.
Un intérimaire en mission depuis 6 mois n'a pas eu de nouvelles depuis son dernier placement. Il signe chez un concurrent. Un simple message au bon moment l'aurait retenu. Mais avec 200 profils en portefeuille, personne ne peut suivre tout le monde à la main.
Dès qu'une commande est validée dans ton outil (Pixid, Templine, ANAEL ou même un formulaire interne), un workflow génère le contrat de mission pré-rempli avec les bonnes données : poste, taux horaire, qualification, durée, raison du recours. Tu relis, tu envoies. Le boulot de saisie est fait.
Le workflow déclenche la DPAE via l'API net-entreprises dès que la mission est confirmée, envoie un accusé de réception à ton agence et archive tout dans le dossier intérimaire. Plus de DPAE oubliée à 7h45 un lundi matin.
Quand une commande arrive avec un profil type, un agent IA parcourt ton vivier, identifie les intérimaires disponibles avec les bons CACES, habilitations ou qualifications, et envoie un SMS ou WhatsApp de pré-qualification. Tu reçois les réponses dans un tableau de bord centralisé.
Chaque fin de semaine, un message automatique part aux clients et aux intérimaires pour collecter les relevés signés. Les retardataires reçoivent une relance J+2. Tu sais en temps réel qui n'a pas encore validé, sans avoir à t'en rappeler toi-même.
Un intérimaire sans mission depuis 3 semaines reçoit un message personnalisé : disponibilités actualisées, nouvelles offres qui collent à son profil, lien pour mettre à jour ses documents. Ça prend 0 seconde de ton temps et ça réduit la fuite de vivier.
Chaque lundi matin, tes clients ETT reçoivent un récap : missions en cours, heures effectuées, absences signalées, renouvellements à venir. Généré depuis tes données brutes, mis en forme, envoyé sans intervention humaine.
On cartographie ensemble tes tâches hebdomadaires : volume de contrats, outils utilisés (Pixid, ANAEL, Tempo, Excel maison...), canaux de communication avec les intérimaires et les clients. On identifie les 2-3 points qui font perdre le plus de temps à tes équipes.
On automatise d'abord un seul workflow : par exemple la génération des contrats de mission ou la collecte des relevés d'heures. Tu le testes en conditions réelles avec ton équipe. On ajuste jusqu'à ce que ça tourne sans friction.
On empile les automatisations une par une, dans l'ordre de la valeur. Tes chargés de compte comprennent ce qui tourne dans les coulisses : pas de boîte noire. On documente tout pour que l'équipe soit autonome.
Le volume de ta base intérimaire change, tu ajoutes un nouveau client grand compte, tu changes de logiciel de paie : on ajuste les automatisations avec toi. Pas besoin de repartir de zéro à chaque évolution.
Une agence de 4 personnes qui gère ~60 placements par semaine passait 2 heures par jour sur la saisie des contrats et les DPAE. Après automatisation du flux Pixid vers le générateur de documents, cette charge est tombée à une relecture rapide de 15 minutes. Environ 8 heures/semaine récupérées sur l'équipe.
Les relances manuelles par téléphone pour récupérer les relevés signés prenaient chaque vendredi après-midi. En automatisant les rappels par SMS et email (avec lien de signature en ligne), quasiment tous les relevés arrivent avant la clôture de paie. Moins d'erreurs de facturation, moins de litiges clients.
Les intérimaires sans mission depuis plus de 21 jours reçoivent un message personnalisé avec des offres correspondant à leurs qualifications. Sur les 3 premiers mois, le taux de réponse à ces messages a permis de replacer des profils qui auraient sinon signé ailleurs. Estimation : jusqu'à 15 % de perte de vivier évitée.
Dans la plupart des cas, oui. Si le logiciel n'a pas d'API ouverte, on passe par d'autres portes : exports planifiés, lecture de fichiers PDF ou Excel générés par le logiciel, ou intégration via des connecteurs tiers. On commence toujours par vérifier ce qui est techniquement faisable avec tes outils réels avant de promettre quoi que ce soit.
Le canal SMS ou WhatsApp est au contraire ce qui fonctionne le mieux avec les profils terrain. Un message court, clair, qui arrive directement sur le téléphone : le taux de lecture est bien meilleur qu'un email. On calibre le ton et la longueur des messages avec toi, et on peut prévoir une option de réponse humaine pour les cas complexes.
C'est le point sur lequel on est le plus rigoureux. Le workflow inclut systématiquement une vérification de l'accusé de réception net-entreprises et une alerte en cas d'échec. Si la DPAE ne passe pas, tu es prévenu immédiatement pour agir. L'automatisation réduit le risque d'oubli humain, elle ne le déplace pas.
Ça dépend de ce que la franchise autorise en termes d'accès aux outils. Dans certains cas, les workflows s'appuient uniquement sur ce que tu contrôles côté agence (ton fichier de suivi, tes canaux de communication). On fait le point lors de l'audit pour savoir ce qu'on peut brancher et ce qu'on doit contourner.
L'automatisation gère les rappels administratifs, pas la relation. Tes chargés de compte gagnent du temps sur la saisie pour en avoir davantage pour les vrais échanges : un appel avant une prise de poste, un suivi après une mission difficile. C'est souvent l'inverse qui se passe : avec moins d'admin, la relation devient plus humaine.
Le premier workflow opérationnel tourne en général sous 2 semaines après le démarrage. Ce n'est pas l'ensemble du projet, mais c'est suffisant pour valider que ça fonctionne avec tes outils et voir un gain de temps réel. On préfère partir d'un truc qui marche vraiment que d'une roadmap ambitieuse qui traîne 3 mois.
Oui, à condition que ton vivier soit structuré. Si les CACES et habilitations sont notés quelque part (même dans un Excel), l'agent IA peut filtrer et scorer les profils disponibles sur ces critères. Si la donnée est dans des PDF éparpillés, on commence par structurer ça avant de lancer le sourcing automatisé.
Audit gratuit, sans engagement. Tu repars avec une liste concrète des tâches automatisables dans ton agence d'intérim, que tu travailles avec nous ou pas.