Tu jongle entre les comparateurs, les compagnies, les bulletins d'adhésion et les relances d'échéance. Avec les bons automatismes IA, tu réduis le temps passé sur l'administratif de moitié et tu te concentres sur les dossiers qui rapportent vraiment.
Tu exportes ton portefeuille depuis ton CRM ou ton outil de gestion (Salesforce, Garance, Sixime…), tu filtres les contrats qui arrivent à échéance dans 60 jours, et tu envoies les e-mails un par un. En période de renouvellement, ça peut mobiliser une journée entière par semaine.
Relevé d'information, attestation employeur, bilan comptable pour une RC Pro, RIB : tu demandes, tu attends, tu reçois les documents dans le désordre, tu relances. Ce ping-pong par mail dure parfois deux semaines pour des dossiers simples.
Tu passes d'un extranet compagnie à l'autre, tu ressaisis les mêmes données du client sur chaque plateforme (AXA, Allianz, MAAF Pro, April…), puis tu compiles tout dans un tableau Word ou Excel pour présenter la comparaison. Deux heures pour un devis multirisque professionnel.
Dès qu'un sinistre est déclaré, tu deviens l'interlocuteur entre le client et la compagnie. Les mises à jour du dossier arrivent par mail ou par téléphone, tu dois les retranscrire, prévenir le client, relancer l'expert si besoin. Sans process clair, des sinistres peuvent traîner plusieurs semaines sans que personne ne soit informé.
On connecte ton outil de gestion (ou ton CRM) à un workflow qui détecte les contrats en fin de période, déclenche une séquence d'e-mails personnalisés à J-60, J-30 et J-15, et te notifie uniquement si le client ne répond pas. Tu touches aux cas complexes, le reste tourne tout seul.
Un lien de collecte intelligent est envoyé à chaque nouveau client. Il peut y déposer ses documents (relevé d'information, kbis, bilan…), les fichiers sont nommés automatiquement, rangés dans ton espace de stockage et le dossier est marqué complet dans ton CRM. Fini les mails avec des pièces jointes qui partent dans tous les sens.
Un agent IA formé sur tes contrats types et tes FAQ internes répond aux questions fréquentes de tes clients par e-mail ou via un widget sur ton site : "Est-ce que mon dégât des eaux est couvert ?", "Comment déclarer un sinistre ?". Les questions complexes sont transmises directement à ton agenda.
Quand un client déclare un sinistre (via un formulaire, un e-mail ou un SMS), un ticket est créé, une confirmation lui est envoyée avec les prochaines étapes, et tu reçois un résumé structuré. Les relances vers la compagnie partent automatiquement si aucune réponse n'arrive sous 5 jours ouvrés.
On cartographie les extranets des compagnies que tu utilises et on automatise la ressaisie des données clients communes. Tu gagnes entre 30 et 90 minutes par devis multi-compagnies, selon la complexité du produit (MRH, RC Pro, prévoyance TNS).
Un dashboard connecté à tes sources de données (CRM, extranet courtier, fichier Excel si c'est encore ça) qui affiche le taux de résiliation, les contrats sans réponse depuis 30 jours, et les dossiers sinistres ouverts. Tu vois ce qui prend feu avant que ça brûle.
On passe en revue tes outils actuels (CRM, extranet courtier, messagerie, fichiers de suivi), les tâches qui reviennent chaque semaine, et les points de friction qui te coûtent le plus de temps. À la fin, tu repars avec une cartographie claire et des priorités d'automatisation, que tu travailles avec nous ou pas.
On commence par le workflow qui te fait le plus perdre de temps : souvent les relances d'échéance ou la collecte de pièces. On livre un premier automatisme fonctionnel, connecté à tes vrais outils, que tu peux tester sur une partie de ton portefeuille.
Une fois le premier cas validé, on étend aux autres workflows prioritaires. On documente chaque automatisme et on te forme pour que tu puisses ajuster les messages, ajouter une compagnie ou modifier une règle sans nous appeler.
Les compagnies changent leurs extranets, tu signes un nouvel accord de distribution, tu recrutes un collaborateur : les workflows évoluent avec toi. On reste disponibles pour les ajustements et on monitore les automatismes critiques pour prévenir les pannes silencieuses.
Le cabinet envoyait chaque mois entre 80 et 120 relances manuelles pour les contrats arrivant à échéance. On a connecté leur fichier Excel (en attendant la migration CRM) à un workflow n8n qui déclenche des séquences e-mail personnalisées avec le nom du contrat, la date d'échéance et un lien de rappel. Le courtier intervient uniquement sur les clients qui n'ont pas ouvert les 3 e-mails.
Les dossiers MRP nécessitent bilan comptable, extrait Kbis, descriptif des activités, DUER parfois. Tout arrivait par e-mail en ordre dispersé. On a déployé un portail de collecte lié à leur CRM : le client reçoit un lien, dépose ses pièces, elles sont automatiquement nommées et rangées par dossier. Un agent IA vérifie la complétude et relance sur les pièces manquantes.
Les courtiers en santé collective reçoivent des dizaines de questions de la part des RH et des salariés : prise en charge optique, délais de carence, portabilité des droits. On a formé un agent Claude sur les notices des contrats groupe du portefeuille. Il répond aux questions par e-mail en moins de 2 minutes, 7j/7, et transfère au courtier les cas qui sortent de sa connaissance.
Oui, et c'est souvent le cas de départ. On peut connecter un fichier Excel bien structuré à des workflows fonctionnels. Ce n'est pas idéal à long terme, mais ça permet de démarrer vite et de voir ce que l'automatisation peut apporter avant d'investir dans un outil de gestion plus lourd.
Sur les questions de niveau FAQ, oui : couvertures, franchises, procédures de déclaration, délais de carence. On entraîne l'agent sur tes notices contractuelles réelles, pas sur des généralités. Pour les interprétations complexes (litige sur la garantie, sinistre atypique), l'agent transfère systématiquement. On ne lui demande pas de jouer l'avocat.
C'est une question légitime dans un secteur soumis à des obligations RGPD strictes. On travaille avec des outils qui peuvent être hébergés en Europe, on évite les traitements inutiles de données personnelles sensibles, et on peut signer un accord de confidentialité adapté à ta situation. On te recommande aussi d'en parler à ton DPO ou ton AMOA si tu en as un.
Ça dépend de l'outil et de son API. Certains logiciels de courtage exposent des connecteurs, d'autres non. Dans le cas où l'API est limitée ou absente, on travaille souvent via export/import automatisé ou par lecture de boîte mail. On vérifie ça lors de l'audit avant de s'engager.
C'est LE point de vigilance du secteur, et on le prend au sérieux. L'agent IA qu'on déploie est paramétré pour informer, pas pour conseiller. Il répond aux questions factuelles sur les contrats existants et oriente vers toi dès qu'une décision ou une recommandation est en jeu. Le traçage des échanges est conservé, ce qui peut d'ailleurs être utile en cas de contrôle ACPR.
Le premier workflow (en général les relances d'échéance ou la collecte de pièces) est opérationnel en 1 à 2 semaines. Tu vois l'impact dès le premier cycle de renouvellement. Pour un déploiement complet sur 3 à 4 workflows, compte 6 à 8 semaines.
On documente tout et on te forme à faire les ajustements courants toi-même : changer une adresse e-mail, ajouter une compagnie dans le workflow de devis, modifier un message de relance. Pour les modifications structurelles, on reste disponibles. L'objectif est que tu ne sois pas dépendant de nous pour les mises à jour du quotidien.
Audit gratuit, sans engagement. Tu repars avec une liste de workflows prioritaires et une estimation du temps récupérable chaque semaine, que tu travailles avec nous ensuite ou pas.