Entre la déclaration de décès, les devis obsèques, les bons de commande fournisseurs et les relances de règlement, l'administratif d'une agence funéraire peut vite dévorer des heures qui devraient être réservées aux familles. On automatise ce qui peut l'être, pour que tu restes disponible là où ça compte.
La réglementation impose un devis détaillé normalisé (arrêté du 23 août 2010) avec des dizaines de lignes. À chaque appel d'une famille, tu recommences à zéro ou tu corriges un ancien document, souvent en urgence, la nuit ou le week-end.
La chambre funéraire confirme par téléphone, la mairie envoie l'autorisation de fermeture de cercueil par mail, le marbrier répond par SMS. Tout ça finit dans des post-it ou dans une tête, et le risque d'oubli est réel.
La famille te demande un avis de presse, une annonce pour le livret de messe, parfois une publication sur les réseaux. Chaque texte doit être sobre, juste, relu par la famille : un aller-retour qui prend du temps que tu n'as pas.
Relancer une famille qui n'a pas encore réglé sa facture obsèques, quelques semaines après un deuil, c'est délicat. Du coup, on repousse, on oublie, et le poste clients s'alourdit sans qu'on ose agir.
Tu renseignes les choix de la famille dans un formulaire simple (type de convoi, cercueil, fleurs, publications, chambre funéraire...) et le devis conforme à la réglementation est généré en PDF prêt à envoyer. Plus de copier-coller, plus de ligne manquante.
Chaque dossier (défunt, famille référente, date et lieu de cérémonie, prestataires mobilisés) est centralisé dans un espace unique. Les étapes clés s'affichent avec leur statut : autorisation de fermeture de cercueil reçue, corbillard confirmé, avis presse envoyé.
Tu entres les informations sur le défunt (prénom, âge, profession, quelques mots de la famille) et l'IA rédige un premier jet sobre et respectueux. La famille relit et valide : au lieu de partir d'une page blanche à 22h, tu corriges en 5 minutes.
Un workflow envoie automatiquement des messages de suivi, espacés et formulés avec tact, aux familles qui n'ont pas encore réglé. Le ton est humain, jamais comminatoire. Tu paramètres les délais, l'IA gère l'envoi.
Marbrier, fleuriste, mairie, crématorium, chambre funéraire : chaque prestataire reçoit automatiquement les informations qui le concernent (date, heure, adresse, référence dossier) dès que tu valides le dossier. Zéro appel redondant.
Un agent IA répond 24h/24 aux questions générales posées via ton site ou ton Google Business Profile (prix indicatifs, démarches, zones desservies) et qualifie les demandes urgentes pour te les transmettre immédiatement.
On regarde ensemble comment un dossier obsèques se déroule chez toi de A à Z : qui fait quoi, quels documents tu produis, où tu perds du temps. On identifie les 2 ou 3 points de friction les plus coûteux.
On commence par la quick win la plus évidente : souvent la génération de devis ou le suivi de dossier. On branche ça sur tes outils existants (Gmail, Drive, Notion, ou autre) sans tout réinventer.
Tu testes sur 3 à 5 dossiers réels. On ajuste le wording, les délais, les règles métier. Le devis doit être conforme, les mails doivent sonner comme toi, pas comme un robot.
Une fois validé, tu prends la main. On te forme en 1h, on documente tout. Tu n'as pas besoin de nous appeler pour changer une ligne de devis ou adapter un message de relance.
Avant, chaque devis était retapé à partir d'un modèle Word en jonglant avec la liste des forfaits. Avec le formulaire connecté au générateur PDF, le conseiller renseigne les choix en 3 minutes et le document normalisé part directement par mail à la famille. Gain estimé : ~2h par semaine, libérées pour l'accueil.
Le crématorium ou le marbrier manquait parfois une information parce qu'un appel avait été fait par un conseiller qui n'était plus là le lendemain. Depuis que chaque validation de dossier déclenche un mail récapitulatif automatique aux prestataires concernés, les couacs de dernière minute ont quasiment disparu.
Le gérant repoussait les relances par gêne, ce qui se traduisait par ~15 000 € d'impayés de plus de 90 jours. Un workflow envoie maintenant 3 messages espacés (J+30, J+45, J+60) avec un ton sobre et respectueux. Le taux de recouvrement a nettement augmenté sans aucune friction avec les familles.
Non, et c'est exactement l'inverse qui se produit. Si ton conseiller passe 20 minutes à retaper un devis pendant qu'une famille attend dans le couloir, c'est déjà une forme de déshumanisation. L'automatisation prend en charge le paperasse pour que le conseiller soit pleinement disponible à l'écoute. Les familles ne voient jamais l'IA : elles voient quelqu'un qui a du temps pour elles.
Ça dépend du logiciel. Si tu as accès à un export (CSV, Excel, PDF) ou à une API, on peut presque toujours s'y brancher. Pour les logiciels les plus fermés, on travaille en parallèle avec des formulaires dédiés qui alimentent l'automatisation sans toucher au logiciel de base. On regarde ça ensemble lors de l'audit gratuit.
C'est une question qu'on attend et qui est légitime. Les automatisations qu'on construit peuvent tourner entièrement dans ton propre environnement Google Workspace ou Microsoft 365, sans que les données ne passent par des serveurs tiers. Pour les parties qui utilisent l'IA générative (rédaction d'avis de décès, par exemple), on utilise des modèles configurés sans conservation des données, conformément au RGPD. On documente tout ça clairement.
La mise en forme et le contenu du devis normalisé (arrêté du 23 août 2010) sont fixes : les libellés de prestations, les mentions obligatoires, la structure. C'est exactement le type de document qu'un générateur automatisé gère très bien, sans erreur et sans oubli, contrairement à une saisie manuelle à 23h. Le modèle est défini une fois par toi, validé, et ensuite reproduit à l'identique.
Les petites agences sont souvent celles qui bénéficient le plus de ces automatismes, parce que chaque heure gagnée pèse plus lourd quand on est 2 ou 3. On a des configurations légères qui ne nécessitent aucun budget logiciel supplémentaire, juste les outils que tu as déjà (Gmail, Google Drive ou équivalent).
Sur la génération de devis ou la coordination prestataire, les premiers gains se voient dès la première semaine d'utilisation réelle. Ce ne sont pas des projets de 6 mois : on cible les points de friction les plus douloureux en premier, et on construit dessus.
Non. L'objectif est que tu utilises un formulaire ou un bouton, et que le reste se fasse tout seul. On conçoit les automatisations pour des conseillers funéraires, pas pour des développeurs. Si tu sais envoyer un mail et remplir un tableau, tu sais utiliser ce qu'on construit.
Audit gratuit, sans engagement. On regarde ensemble tes dossiers, tes outils, et les 2 ou 3 automatisations qui te feraient gagner le plus de temps cette semaine. Pas de démo PowerPoint : on parle de tes vrais dossiers obsèques.