Relances prestataires, devis personnalisés, rétroplanning mis à jour en temps réel : les automatisations Just Use AI prennent en charge l'administratif répétitif pour que tu gardes ton énergie pour tes mariés.
Une demande de mariage arrive. Tu passes 45 minutes à rédiger un devis personnalisé, tu l'envoies, et tu n'as plus de nouvelles pendant 10 jours. Tu relances manuellement, deux fois, avant d'obtenir une réponse. Multiplié par 30 demandes par an, ça représente des dizaines d'heures perdues sur de la mise en forme et du suivi.
Tu crées un rétroplanning détaillé dans Excel ou Notion. Le traiteur change ses horaires de livraison, la mairie décale l'heure de cérémonie, et c'est toi qui dois répercuter chaque modification sur le document, vérifier les dépendances, et re-partager le fichier à chaque prestataire concerné.
Confirmer la présence du DJ 4 semaines avant, envoyer le plan de salle au traiteur, rappeler au photographe les consignes de discrétion pendant la cérémonie religieuse : ce sont des mails que tu réécris de zéro à chaque mariage, alors que le contenu change à 20 % d'un dossier à l'autre.
Chaque couple te transmet ses informations différemment : certains par mail, d'autres via un Google Form, d'autres encore par WhatsApp. Tu passes un temps fou à centraliser les données (noms des témoins, régime alimentaire des invités, ordre de passage des discours) avant même de commencer à planifier.
Dès qu'un formulaire de contact est rempli (site, Typeform, etc.), un agent IA lit les informations du couple, sélectionne la formule correspondante et génère un devis au format PDF prêt à envoyer. Tu valides en un clic avant l'envoi. Plus besoin de copier-coller les mêmes blocs de texte.
Chaque prestataire de chaque mariage reçoit automatiquement ses confirmations et rappels aux bons moments : 3 mois avant, 1 mois avant, 1 semaine avant. Si un prestataire ne répond pas, une relance s'enclenche sans que tu aies à le surveiller. Tu vois tout dans un tableau de bord centralisé.
Le rétroplanning est stocké dans Airtable ou Notion. Quand une info change (heure, lieu, intervenant), l'automatisation met à jour les tâches dépendantes et envoie une notification aux prestataires concernés. Plus besoin de re-partager manuellement le fichier à chaque modification.
Un questionnaire intelligent est envoyé au couple après la signature du contrat. Les réponses alimentent automatiquement une fiche dossier dans ton outil de gestion : noms complets, contraintes alimentaires, plan de table, ordre du programme, contacts urgence. Tout au même endroit, sans ressaisie.
Chaque facture reçue par mail est lue par un agent IA qui l'enregistre dans le suivi budgétaire du mariage correspondant et met à jour le reste à engager. Tu reçois une alerte si un devis prestataire dépasse l'enveloppe prévue. Plus de mauvaise surprise à J-30.
Après chaque appel ou réunion avec le couple, tu enregistres ou colles la transcription dans l'outil. Un agent IA génère le compte-rendu structuré (décisions prises, points en attente, prochaines étapes) et l'envoie aux mariés pour validation. Fini les notes griffonnées perdues dans un carnet.
On regarde ensemble comment tu gères un dossier mariage de A à Z : quels outils tu utilises, où tu perds du temps, quels mails tu réécris à chaque fois. Cet audit est offert, sans engagement.
On liste les flux à automatiser, on les classe par impact sur ton temps, et on te présente un plan concret avec les outils retenus (Make, n8n, Airtable, etc.). Tu valides avant qu'on commence à construire quoi que ce soit.
On développe les automatisations, on les teste sur un mariage réel (ou un dossier de test calqué sur un vrai), on ajuste selon tes retours. Tu restes aux commandes : chaque flux passe par ta validation avant d'être activé.
On te montre comment surveiller, modifier ou désactiver chaque automatisation. Tu reçois une documentation simple et des accès à tous les outils. Tu n'as pas besoin de nous appeler pour changer un texte de mail ou ajouter un prestataire.
Elle envoyait manuellement entre 8 et 12 mails de confirmation et de relance par mariage. On a automatisé l'intégralité de ces séquences depuis Airtable. Chaque prestataire reçoit ses informations au bon moment, sans qu'elle touche à rien. Elle estime récupérer entre 4 et 6 h par dossier, soit ~125 h sur une saison.
Avant, le délai moyen entre une demande et l'envoi du devis était de 3 à 4 jours ouvrés. Depuis l'automatisation du questionnaire de contact et la génération de devis par IA, le document part en moins de 2 h. Le taux de transformation sur les demandes qualifiées a augmenté de façon visible.
Elle gérait ses relances prestataires dans un tableur qu'elle consultait 'quand elle y pensait'. On a mis en place un système de rappels automatiques calé sur le rétroplanning de chaque mariage. Sur toute la saison 2025, aucun prestataire n'a reçu une relance en retard, et elle n'a pas eu à surveiller le tableau une seule fois.
Les automatisations touchent uniquement l'administratif répétitif : les relances prestataires, les confirmations, les demandes d'informations standardisées. Les échanges émotionnels, les appels de réassurance à J-7, le débrief post-mariage : tout ça reste 100 % toi. En fait, tu as plus de temps et d'énergie pour ces moments qui comptent, parce que tu ne les passes plus à surveiller si le traiteur a bien reçu le plan de salle.
On part de tes outils actuels. Si tu es sur Airtable, on branche dessus. Si tu as un Google Drive bien organisé, on l'utilise comme base. On n'impose aucun outil supplémentaire sans raison concrète. L'objectif est que tu aies moins d'endroits à surveiller, pas plus.
Non. Tu n'as pas besoin de savoir ce qu'est n8n ou Make pour utiliser ce qu'on construit. On te forme à surveiller et ajuster tes automatisations via des interfaces visuelles simples. Changer le texte d'un mail de relance ou modifier une date, tu le fais seule en 2 minutes.
C'est exactement pour ça qu'on passe du temps à cartographier ton activité avant de coder quoi que ce soit. Les automatisations qu'on construit lisent les infos spécifiques de chaque dossier (date, lieu, liste prestataires, budget) pour personnaliser chaque action. Ce n'est pas un modèle unique appliqué à tous : c'est un système qui s'adapte aux données de chaque mariage.
On prévoit toujours des sorties de secours. Si un prestataire répond quelque chose d'inattendu, tu reçois une notification pour intervenir manuellement. Le système ne prend jamais de décision critique sans toi. Et on teste tous les scénarios 'hors-script' pendant la phase de construction.
Pour la plupart des wedding planners, le premier effet visible arrive dès le deuxième mariage coordonné avec les automatisations actives. Les relances prestataires et la collecte d'infos sont souvent les premiers flux à gagner du temps : entre 2 et 4 semaines après le démarrage, tu sens déjà la différence sur un dossier en cours.
Ça dépend du nombre de flux à construire et des outils déjà en place. On commence toujours par l'audit gratuit, qui te permet d'avoir une estimation claire avant de t'engager. Pour une wedding planner indépendante, on parle généralement de quelques centaines d'euros pour les automatisations de base, amorties sur une saison grâce aux heures récupérées.
Audit gratuit, sans jargon. Tu repars avec une liste concrète des automatisations adaptées à ton activité de wedding planner, que tu travailles seule ou en équipe. Aucun engagement.