Entre le dépôt du permis de construire, le suivi des réservations, les relances notaire et la veille foncière, tu jonglons avec 50 tâches en parallèle sur chaque programme. On automatise celles qui n'ont pas besoin de toi pour avancer.
Contrat de réservation signé, financement en cours, acte notarié à planifier, appels de fonds à déclencher au bon stade d'avancement : chaque lot a sa propre chronologie. Sur un programme de 60 logements, suivre tout ça dans un tableur, c'est jouer avec le feu.
Pièces manquantes au dossier, accord de financement non transmis, convocation notaire sans réponse... Tu relances à la main, entre deux réunions de chantier, avec le risque de rater une échéance et de bloquer un appel de fonds.
Dépouillement des DIA, alertes PLU, consultation des POS et des règlements de zones UB ou AU : tu perds des opportunités foncières parce que tu n'as pas le temps de surveiller toutes les sources en même temps.
Notice descriptive, plaquette commerciale, tableau des surfaces SHAB, grille de prix par lot, VEFA récapitulatif : tu recrées les mêmes documents avec des données différentes pour chaque opération, à la main, depuis un template qui date de 3 ans.
On connecte ton tableau de bord des lots à un workflow qui suit l'état de chaque réservation (signé, financement obtenu, acte planifié) et déclenche automatiquement les appels de fonds au bon stade de construction. Fondations, hors d'eau, hors d'air, livraison : chaque jalon génère la lettre d'appel de fonds et la notification acquéreur sans que tu n'aies à y penser.
Dossier de financement incomplet, accord bancaire non transmis, rendez-vous notaire à confirmer : un agent IA surveille l'état de chaque dossier et envoie les relances au bon moment, avec le bon message, en gardant une trace dans ton CRM. Tu n'interviens que quand un acquéreur bloque vraiment.
On agrège les flux de Déclarations d'Intention d'Aliéner, les alertes de modification PLU publiées au recueil des actes administratifs, et les annonces de terrains à bâtir. Un résumé hebdomadaire classé par zone et par potentiel foncier atterrit dans ta boîte mail chaque lundi matin.
Tu remplis une fiche programme (nb de lots, surfaces, prix, prestations) et le système produit la grille de prix par lot, la notice descriptive sommaire et le texte de la plaquette commerciale. Tu relis, tu ajustes, tu valides. Le template ne repart plus de zéro à chaque opération.
Chaque semaine, le conducteur de travaux remplit un formulaire d'avancement (photos, pourcentage d'avancement, prochaine étape). Le système compile tout et envoie un email de suivi personnalisé à chaque acquéreur concerné par le bâtiment en question. Moins d'appels entrants, plus de confiance.
Un dashboard centralisé qui agrège les données de chaque programme : lots disponibles, réservés, vendus, signés, appels de fonds émis vs encaissés, délai moyen jusqu'à l'acte. Tu vois en 30 secondes où en est chaque opération, sans ouvrir 5 fichiers Excel.
On regarde ensemble comment tu gères actuellement un programme type : quels outils tu utilises (Excel, Apimo, Urbanum, mails manuels), où sont les goulets d'étranglement, quelles tâches se répètent d'une opération à l'autre. On ressort avec une liste priorisée de ce qu'on peut automatiser rapidement.
On choisit un programme en cours (pas encore clôturé) comme terrain de test. On connecte tes outils existants et on déploie 2 ou 3 automatisations à fort impact : suivi des réservations, relances acquéreurs, ou reporting chantier selon ta priorité. Tu utilises, tu corriges, on affine.
Une fois que le modèle est validé sur l'opération pilote, on l'adapte et le réplique sur tes autres programmes en cours. Chaque automatisation reste personnalisable par programme (nombre de lots, séquences d'appels de fonds spécifiques, interlocuteurs notaire différents).
Ton assistante de gestion, ta responsable commerciale ou toi-même : on forme les personnes qui pilotent les workflows au quotidien. Documentation simple, pas de jargon technique. Tu sais modifier une séquence de relance ou ajouter un nouveau lot sans nous appeler.
Le promoteur déclenchait chaque appel de fonds à la main, en vérifiant le PV de stade et en rédigeant l'email acquéreur depuis un vieux template Word. On a connecté son suivi de chantier à un workflow qui génère et envoie automatiquement la lettre d'appel de fonds dès que le conducteur valide le stade dans un formulaire. Résultat : ~0 appel de fonds oublié, et les encaissements arrivent jusqu'à 10 jours plus tôt.
L'associé en charge du foncier consultait manuellement les DIA publiées sur 6 communes cibles, les modifications de PLU et les annonces de terrain. On a construit un agrégateur qui compile toutes ces sources chaque lundi et lui envoie un récapitulatif structuré avec les opportunités classées par potentiel. Il lit en 20 minutes ce qui lui prenait une demi-journée.
Avec une seule assistante de gestion, les relances pour pièces manquantes ou accord de financement non transmis se perdaient régulièrement. On a mis en place un agent IA qui surveille l'état de chaque dossier dans leur CRM et envoie les relances par email avec la bonne pièce jointe selon l'étape. Le délai moyen entre réservation et acte a baissé d'environ 3 semaines.
Dans la plupart des cas, oui. On passe par les API disponibles, les exports CSV automatisés ou les webhooks selon ce que le logiciel expose. Si l'outil est très fermé, on construit une couche intermédiaire (souvent via Airtable ou Notion) qui fait le lien. On commence toujours par auditer ton stack actuel avant de promettre quoi que ce soit.
On travaille uniquement avec des hébergements européens (OVH, Scaleway) et des LLM en mode API avec des contrats de traitement de données. Aucune donnée acquéreur n'est utilisée pour entraîner des modèles. On peut aussi construire des workflows qui ne font jamais transiter les données sensibles par un modèle d'IA : la relance se déclenche automatiquement sans que l'IA ne lise le contenu du dossier.
C'est exactement pour ça qu'on ne vend pas un SaaS générique. Chaque workflow est paramétrable par programme : tu définis les stades d'avancement et les pourcentages d'appel correspondants, les délais de relance, les interlocuteurs. Une fois le modèle construit sur la première opération, dupliquer et ajuster pour la suivante prend moins d'une heure.
Elle peut t'aider à structurer le recours, à analyser le motif de refus et à identifier les arguments jurisprudentiels pertinents, mais la rédaction définitive doit rester sous le contrôle de ton avocat ou de ton urbaniste. On automatise la partie documentaire et la veille juridique, pas la décision stratégique.
Les personnes qui utilisent les workflows voient des formulaires simples, des emails qui partent automatiquement et un tableau de bord. Elles n'interagissent jamais avec du code ou de l'interface technique. On forme tout le monde lors de la session de 2h, et la documentation reste disponible. Si quelque chose change dans ton process, tu nous contactes et on ajuste.
Le tarif dépend du nombre d'automatisations et de la complexité de ton stack. Pour une petite structure, on commence souvent par 1 ou 2 workflows à fort impact (relances + appels de fonds) qui représentent un investissement raisonnable. Si chaque programme se vend 3 semaines plus vite et que tu récupères 4h de veille par semaine, le retour se calcule vite. L'audit gratuit te donnera une estimation honnête avant tout engagement.
Non, et c'est volontaire. Les contrats de réservation et les actes VEFA sont des actes juridiques encadrés par la loi Hoguet et le Code de la construction. L'IA peut pré-remplir les champs variables (désignation du lot, prix, délai prévisionnel de livraison) depuis ta base de données, mais la validation et la signature restent sous ta responsabilité et celle du notaire. On automatise la préparation, pas la signature.
Audit gratuit d'1h, sans engagement. On regarde ensemble tes programmes en cours, tes outils actuels et les 2-3 automatisations qui auraient le plus d'impact cette année. Tu repars avec un plan d'action concret, qu'on travaille ensemble ou non.