Collecte des pièces, relances pour la 2035, suivi des acomptes URSSAF, préparation des déclarations CARPIMKO ou CAVEC : tu passes la moitié de ton temps à courir après des informations que tes clients libéraux auraient pu t'envoyer d'eux-mêmes. Les automatisations Just Use AI prennent en charge cette mécanique de fond, sans que tu aies à changer tes outils.
Médecins, avocats, kinés, architectes : chacun a ses habitudes de classement (ou d'absence de classement). En janvier-mars, tu envoies les mêmes relances à 40 clients, tu traites les photos de tickets en vrac, et tu recrées manuellement une liasse que le client aurait pu alimenter tout au long de l'année.
Tes clients libéraux confondent encore souvent la cotisation définitive et l'acompte provisionnel. Résultat : tu réponds aux mêmes questions en septembre et en décembre, tu vérifies à la main si le virement a bien été fait, et tu recalcules le différentiel sur le revenu estimé.
Entre la franchise en base pour les petits médecins, la TVA sur marge pour certains praticiens, et les seuils à surveiller chaque trimestre, tenir à jour une grille de suivi par client prend un temps fou — et une erreur de franchise peut coûter cher au client.
Recueillir le numéro ADELI ou RPPS, la caisse de retraite, l'option fiscale IR/IS si la société civile est choisie, le conventionnement CPAM pour un médecin, les spécificités de la MEP ou de la SELARL : à chaque nouveau client, tu remplis les mêmes cases dans tes outils, à la main.
Un workflow envoie à chaque client libéral, au bon moment, une checklist personnalisée (recettes encaissées, charges déductibles, cotisations URSSAF, frais de formation...). Les pièces reçues par mail ou via un portail sont triées, renommées et rangées dans le bon dossier client sans intervention de ta part.
L'automatisation surveille les dates d'échéance des acomptes provisionnels pour chaque client, envoie un rappel personnalisé 10 jours avant, et te signale les clients qui n'ont pas confirmé le virement. Tu interviens uniquement en cas d'anomalie, plus pour le suivi de routine.
À la signature d'un nouveau mandat, un agent IA déclenche automatiquement la collecte des données spécifiques au profil (caisse de retraite, numéro d'identification professionnel, régime TVA, option fiscale). Les informations remplissent ton CRM ou ton logiciel comptable sans ressaisie.
Un tableau de bord automatisé surveille le chiffre d'affaires de chaque client par rapport aux seuils de franchise en base. Tu reçois une alerte dès qu'un client approche du seuil, avec le nombre de mois restants avant dépassement estimé — assez tôt pour anticiper avec lui.
CARPIMKO, CARMF, CAVEC, CIPAV : chaque caisse a ses propres formulaires et ses propres délais. L'automatisation compile les éléments de revenu nécessaires depuis ta liasse, pré-remplit les documents types et t'envoie un récapitulatif par client à valider avant envoi.
Chaque trimestre, un agent IA génère un rapport de gestion adapté au profil du client : évolution des recettes, ratio charges/recettes, estimation du bénéfice imposable, projection sur l'année. Le rapport part directement au client avec ton logo, sans que tu aies à le mettre en forme.
On regarde ensemble quels types de profils tu gères (médecins, avocats, paramédicaux, architectes...), quels outils tu utilises (ACD, Cegid, Pennylane, Silae...), et où tu perds le plus de temps. On identifie les 2-3 automatisations à impact immédiat.
On développe les automatisations sur n8n ou Make, connectées à tes outils existants. On teste sur un petit lot de vrais dossiers clients, on ajuste les paramètres (timing des relances, format des exports, règles de classement) jusqu'à ce que ce soit fiable.
On déploie sur l'ensemble de ta base clients libéraux. On te montre comment monitorer les workflows, modifier une relance ou ajouter un nouveau client dans le système. Tu n'as pas besoin de savoir coder pour gérer ça au quotidien.
Après la première vraie collecte 2035 ou la première échéance URSSAF automatisée, on fait un point. On voit ce qui a fonctionné, ce que les clients ont mal compris, ce qu'on peut affiner. Les ajustements sont inclus dans la prestation.
Un cabinet avec 60 médecins libéraux en dossiers BNC. Chaque année, la collecte des pièces pour la 2035 mobilisait 2 collaborateurs pendant 6 semaines. Après automatisation des relances, du tri des pièces reçues par mail et du pré-remplissage des grilles de saisie, les dossiers arrivent complets en moyenne 3 semaines plus tôt, et les relances manuelles ont quasi disparu.
Un expert-comptable indépendant gérant 30 avocats et notaires, dont plusieurs avec des activités mixtes (TVA sur honoraires, exonérations partielles). Il suivait les seuils dans un tableur mis à jour trimestriellement à la main. Un workflow surveille maintenant les CA en temps réel et l'alerte automatiquement dès qu'un client atteint 80 % du seuil franchise.
Un cabinet spécialisé paramédicaux (kiné, infirmiers, orthophonistes) avec un fort volume de nouveaux installés chaque année. L'onboarding d'un nouveau libéral prenait jusqu'à 2 heures de saisie manuelle. Aujourd'hui, un formulaire intelligent collecte ADELI, caisse de retraite, conventionnement, option fiscale et alimente directement le logiciel comptable et le CRM.
C'est la question la plus fréquente. La bonne nouvelle : les automatisations qu'on met en place s'appuient sur ce que tes clients utilisent déjà, principalement le mail et, si tu en as un, un portail client. On ne leur impose pas de créer un compte sur un nouveau service ou d'apprendre un outil. La relance arrive dans leur boîte mail, ils répondent ou cliquent sur un lien simple. Le niveau de friction est choisi avec toi en fonction de ta clientèle.
Avec un bon paramétrage, oui. On entraîne le workflow à reconnaître les relevés CPAM (format pdf spécifique, libellés standardisés) et à les séparer des virements privés ou des relevés de tiers-payant complémentaire. Ce n'est pas parfait à 100 % sur des pièces de mauvaise qualité (photo floue, scan tordu), mais sur des documents corrects, le taux de reconnaissance dépasse largement ce qui justifie une vérification humaine systématique.
Ça dépend de l'outil et de ce qu'il expose comme API ou imports structurés. ACD et Cegid ont des formats d'import bien documentés ; on peut écrire vers ces logiciels via fichiers structurés si l'API directe n'est pas accessible. Pennylane a une API ouverte, ce qui facilite les connexions. On fait le point lors de l'audit gratuit sur ce qui est faisable avec ta stack.
La saisie automatique sur impot.gouv via un robot est techniquement possible mais fragile (les interfaces de l'administration changent, et ça sort du cadre réglementaire de la signature électronique). Ce qu'on fait plutôt : automatiser tout ce qui précède, c'est-à-dire la collecte, le classement, le calcul du bénéfice et la préparation d'une grille de saisie pré-remplie que tu valides en quelques minutes. La dépose reste sous ta responsabilité, c'est toi l'expert-comptable.
Non. On configure les workflows pour ne pas faire transiter de données sensibles par des services d'IA grand public. Les traitements IA qu'on utilise tournent via des API avec des contrats de traitement des données adaptés (pas d'entraînement sur tes données), et les pièces restent dans ton environnement ou celui de tes clients. On documente ça précisément pour que tu puisses le justifier auprès de tes clients si besoin.
Pour un cabinet avec au moins 30-40 dossiers libéraux, les premières automatisations (collecte + relances) dégagent typiquement plusieurs heures de collaborateur par semaine dès la première campagne. Sur une année pleine, l'économie de temps couvre largement l'investissement initial. Pour les plus petits volumes, l'audit gratuit te dira franchement si ça vaut le coup maintenant ou si c'est trop tôt.
Non : tu restes le signataire, le responsable de la liasse et le conseil du client. L'automatisation prend en charge la mécanique administrative, pas le jugement comptable ou fiscal. Les décisions restent les tiennes. Ce qu'on automatise, ce sont les tâches sans valeur ajoutée, pas les actes professionnels réglementés.
30 minutes pour regarder ensemble tes dossiers libéraux, identifier ce qui peut être automatisé en premier et estimer le gain de temps réaliste pour ton cabinet. Sans engagement, sans jargon technique.