YR Partners : Onboarding des nouveaux clients, créations d'entreprise via l'INPI et CRM sur mesure

Le contexte

YR Partners est un cabinet d'expertise comptable. Chaque nouveau client demandait des échanges de mails, des pièces à relancer et des documents à ressaisir : lettre de mission, mandat de prélèvement, puis statuts et formalités quand il fallait créer la société. Pour une création à plusieurs associés, il fallait réunir les pièces et l'état civil de chacun. Le cabinet suivait ses prospects et ses dossiers dans un CRM monté sur une plateforme de création d'applications, sans lien avec ses autres outils. L'objectif : faire passer un client du premier contact à la création de sa société sans ressaisie, et attirer de nouveaux prospects grâce au site.

• Supprimer la ressaisie entre le premier contact, les documents et les formalités
• Collecter des pièces complètes pour chaque associé, personne ou société, sans relances à la main
• Garder la relecture de l'expert-comptable avant tout envoi au client
• Piloter le cabinet et les échéances fiscales de chaque client depuis un seul outil

Ce qu'on a fait

1. 1Reprise du CRM du cabinetLe CRM existant a été récupéré avec toutes ses données et son code, puis remis en ligne sur le site du cabinet. Le cabinet le fait évoluer sans dépendre de la plateforme d'origine.
2. 2Du prospect au devisLes prospects sont suivis en liste et en tableau. Le devis part depuis le CRM et peut être corrigé puis renvoyé tant que le client n'a rien saisi. Quand le prix est déjà convenu, le cabinet envoie directement la demande de pièces, sans devis.
3. 3Portail d'onboarding des clientsChaque client, et chaque associé, reçoit un lien personnel pour remplir son questionnaire et déposer ses pièces : identité, carte Vitale, justificatif de domicile, RIB. La pièce d'identité lue propose des champs à préremplir, que le client vérifie. Une pièce refusée revient avec son motif, et des relances rappellent ce qui manque.
4. 4Associés sociétés et dossiers montés au cabinetQuand un associé est une holding, son représentant ne dépose que son identité, sa pièce d'identité et l'extrait Kbis. Quand les associés sont déjà clients, l'équipe peut constituer le dossier elle-même avec les pièces qu'elle détient, sans envoyer de lien.
5. 5Lettre de mission et mandat signés en ligneLa lettre de mission et le mandat de prélèvement SEPA sont générés à partir des modèles du cabinet, relus et validés par l'expert-comptable, puis envoyés en signature électronique avec Zoho Sign. La lettre peut être signée par un à cinq représentants du client, ainsi que par l'expert-comptable.
6. 6Création de société jusqu'à l'INPILe CRM rédige les statuts à partir des réponses des associés, sur les cinq modèles du cabinet (SAS, SASU à l'IS ou à l'IR, SARL, EURL). Le cabinet les relit, peut les retoucher directement ou importer son propre fichier Word, puis les envoie. Le certificat de dépôt du capital est collecté, les actes définitifs sont signés et archivés, et la formalité est préparée sur le Guichet unique de l'INPI, avec un suivi automatique.
7. 7Un seul outil pour piloter le cabinetLe CRM établit le calendrier fiscal de chaque client (TVA, IS, CFE, CVAE) selon son régime et la date de clôture de son exercice, y compris pour une société en création. Les fiches se complètent depuis le Registre national des entreprises à partir du SIREN, et un onglet rapproche les clients des dossiers Pennylane. Les tâches circulent entre collaborateurs, managers et experts, et les clients s'importent ou s'exportent en Excel.
8. 8Nouveau site et blogLe site du cabinet a été refait, avec ses expertises, les avis Google et un contact direct par WhatsApp. Un agent de rédaction publie des articles d'expertise comptable sur le blog, et renforce ceux que Google montre déjà, à partir des recherches relevées dans la Search Console.

Ce que ça change

• Le client remplit lui-même son dossier et dépose ses pièces au même endroit, au lieu de les envoyer par mail au fil des relances.
• Les documents sortent des modèles du cabinet déjà remplis avec les données du dossier : l'expert-comptable relit et valide au lieu de ressaisir.
• Une création de société se suit dans un seul outil, du devis aux actes signés et à la formalité préparée pour l'INPI.
• Chaque client a son calendrier d'échéances fiscales, et les retours de l'équipe sont intégrés au CRM au fil de l'eau.