Tu formes des adultes, tu gères des formateurs, tu réponds à Qualiopi, tu traites les prises en charge OPCO... et tu le fais encore à la main. On automatise tout ce qui ne nécessite pas ta présence, pour que tu te concentres sur la pédagogie.
Tu remplis un fichier Word, tu changes le prénom, la date, le lieu, tu relances par mail... pour chaque stagiaire, chaque session. Multiplié par 10 sessions par mois, ça représente des heures entières sur des tâches sans valeur ajoutée.
Demande de prise en charge, accord de financement, conventions à envoyer, factures à émettre dans les bons délais : chaque OPCO a ses propres règles, ses formulaires, ses relances. Tu perds le fil et tu passes à côté de remboursements.
Tu sais que tu dois mesurer les acquis à 3 mois post-formation pour Qualiopi, mais entre deux sessions tu oublies de relancer. Résultat : des indicateurs incomplets, un audit qui stresse.
"Est-ce que la formation est finançable CPF ?", "Vous avez une convention à nous envoyer ?", "Quelle est la durée exacte ?" Tu reçois ces questions 15 fois par mois. Chacune te sort de ce que tu faisais.
Convocation, convention de formation, feuille d'émargement, attestation de fin de formation : dès qu'une inscription est confirmée dans ton CRM ou ton tableur, les documents se génèrent avec les bonnes données et partent par mail au bon destinataire.
On met en place un workflow qui surveille l'état de chaque dossier de prise en charge : accord reçu, convention envoyée, facture à émettre, solde à réclamer. Tu reçois des alertes au bon moment, sans avoir à ouvrir 5 onglets.
Évaluation à chaud le soir de la formation, évaluation à froid à J+90 : les mails partent automatiquement, les réponses se centralisent dans un tableau, et tu as tes indicateurs qualité prêts pour l'audit.
Un agent répond 24h/24 aux questions courantes sur ton site ou par mail : financement CPF/OPCO, prérequis, durée, modalités. Les leads qualifiés arrivent avec leurs infos remplies, prêts pour un échange commercial.
Affectation des formateurs aux sessions, envoi automatique de leurs briefs et supports, rappels la veille : tout part sans que tu aies à coordonner manuellement chaque session.
Taux de remplissage, taux de satisfaction, chiffre d'affaires par formation, taux de financement externe : un rapport se génère chaque mois automatiquement depuis tes données, sans ressaisie.
On regarde ensemble comment une session de formation passe de l'inscription à l'attestation chez toi aujourd'hui : quels outils, quels fichiers, combien de mails manuels. On identifie les 2-3 points qui te coûtent le plus de temps.
On commence par une automatisation complète et utilisable, par exemple la génération et l'envoi des documents stagiaires. Tu la testes sur une vraie session avant qu'on aille plus loin.
Suivi OPCO, évaluations Qualiopi, agent FAQ... On empile les automatisations dans l'ordre de ta priorité. Chaque brique s'appuie sur la précédente, rien n'est isolé.
Tu reçois une documentation simple, une vidéo de ta plateforme, et un accès pour modifier les templates toi-même. Si quelque chose casse ou évolue, on est là. Tu n'es pas dépendant d'un prestataire opaque.
Avant : la responsable admin générait à la main convocations et conventions pour chaque session. Après connexion entre le CRM et un système de génération PDF, les documents partent automatiquement dans les 10 minutes suivant la validation d'une inscription.
Les mails d'évaluation à J+1 et J+90 partent automatiquement depuis la date de fin de chaque formation. Les réponses alimentent un tableau Google Sheets. L'indicateur 12 de Qualiopi est alimenté en continu, sans ressaisie manuelle avant l'audit.
Un agent IA répond aux questions sur les financements CPF, les modalités et les prérequis. Les prospects remplissent un formulaire de qualification avant le premier appel. Les échanges commerciaux sont plus courts et mieux ciblés.
Dans la plupart des cas, oui. Si ton LMS a une API ou peut exporter des données (même en CSV automatique), on peut s'y brancher. On a l'habitude de travailler avec des systèmes hétérogènes. On commence par regarder ce qui est techniquement possible avant de promettre quoi que ce soit.
C'est la bonne question à poser. On met en place une étape de vérification avant envoi pour les documents sensibles, et on teste sur 3-4 cas réels avant de passer en production. Les erreurs de copier-coller manuel que tu fais aujourd'hui sont statistiquement plus fréquentes que les erreurs d'automatisation bien configurée.
Oui, à condition que les évaluations restent traçables et datées, ce que font naturellement les outils qu'on utilise (envoi horodaté, réponses centralisées). Plusieurs OF certifiés utilisent ces automatisations sans difficulté lors de leur audit. L'exigence Qualiopi porte sur la preuve du recueil, pas sur la méthode de collecte.
Non. Les formateurs reçoivent leurs briefs et supports par mail, comme avant. Ils n'ont pas d'interface supplémentaire à apprendre. Ce qui change, c'est que ces mails partent automatiquement au bon moment, sans que toi tu aies à les envoyer manuellement.
Un logiciel de gestion de formation (Digiforma, Dendreo, etc.) est un outil généraliste avec ses contraintes de configuration. On ne remplace pas ces outils, on s'y branche pour automatiser ce qu'ils ne font pas nativement : les séquences mail contextuelles, les relances OPCO ciblées, les agents de FAQ, le reporting personnalisé. On travaille avec ce que tu as déjà.
Ça dépend du périmètre. Un premier flux automatisé (documents stagiaires, par exemple) se met en place en quelques semaines pour un budget accessible. On définit une priorité claire lors de l'audit gratuit, et tu décides ce que tu veux faire en premier. Aucun engagement avant d'avoir vu ce que ça peut donner.
Les templates sont modifiables directement par toi, on te forme dessus. Pour les changements de flux plus importants, on est disponibles pour faire évoluer les automatisations. Tu n'es pas bloqué dans une configuration figée.
30 minutes. On regarde ensemble tes flux actuels (inscription, documents, suivi OPCO, évaluations) et on identifie ce qui peut être automatisé en premier. Sans engagement, sans jargon.