Rédaction de commandements, lettres de relance, procès-verbaux de constat, suivi des délais de signification : les tâches qui t'avalent 2 heures par dossier peuvent tourner en grande partie seules. Tu instrumentes sur le terrain, l'automatisation gère le flux de papier.
Tu as 40 dossiers en phase de recouvrement amiable. Chaque lettre de relance doit reprendre le nom du débiteur, le montant exact, l'ancienneté de la dette, la référence du titre exécutoire. Tu remplis ça à la main, dossier après dossier, alors que 90 % du texte est identique.
Délai de 8 jours après commandement de payer, délai de 15 jours avant saisie, délai de 30 jours pour la saisie attribution… Un dossier qui dort sur un bureau parce que personne n'a capté que le délai était échu, c'est un contentieux potentiel avec le mandant.
Tu rentres d'une constatation : photos numérotées, notes vocales prises sur place, plan de situation. Tu passes ensuite 45 minutes à remettre tout ça en forme dans un PV structuré, conforme à la nomenclature de ton logiciel métier (Génapi, Edilaix…), avant de pouvoir signer.
Un acte non signifié faute de domicile connu, une tentative de saisie avec bien insaisissable, un procès-verbal de carence… Ces CR courts mais obligatoires mangent du temps de secrétariat et retardent la transmission au mandant.
On connecte ton tableur de suivi (ou ton logiciel métier via export CSV) à un workflow qui génère le bon document Word ou PDF selon le stade du dossier : lettre amiable J+0, mise en demeure J+15, commandement de payer. Les variables (débiteur, montant, intérêts, référence) sont injectées automatiquement.
Un agenda procédural connecté à tes dossiers : dès qu'un acte est enregistré, le système calcule les échéances légales et t'envoie (ou à ton clerc) une alerte Slack, email ou SMS au bon moment. Plus de délai raté sur une saisie attribution ou un commandement de quitter les lieux.
Tu dictes tes observations sur place (note vocale ou texte rapide), tu transmets tes photos numérotées. Un agent IA structure le tout en PV de constat avec les sections standard : préambule, description des lieux, constatations, annexes photos. Tu relises et signes, tu ne rédiges plus from scratch.
Tes mandants (banques, sociétés de gestion, cabinets d'avocats) veulent des points d'avancement réguliers. On monte un rapport hebdomadaire généré automatiquement depuis l'état de tes dossiers : actes réalisés, tentatives infructueuses, montants recouvrés, prochaines étapes.
Un mandant envoie un nouveau dossier par email avec PJ (acte authentique, jugement, bordereau de saisie…). Un workflow lit l'email, extrait les informations clés (identité du débiteur, montant, nature du titre), pré-remplit la fiche dossier dans ton logiciel et t'alerte pour validation.
Un assistant IA interne à l'étude qui répond aux questions procédurales courantes (quel délai pour une saisie sur rémunération ? quelle mention obligatoire dans un PV de signification ?). Les réponses sont ancrées sur tes propres modèles et la jurisprudence que tu lui fournis.
On regarde ensemble : quels logiciels tu utilises (Génapi, Edilaix, autre), où tu perds du temps chaque semaine, quels documents tu produis en série. Pas un questionnaire générique : on parle actes, délais, mandants, volume de dossiers.
On attaque par le cas qui te fait gagner le plus de temps le plus vite : souvent la génération de relances ou les alertes de délais. Tu testes en conditions réelles avec tes vrais dossiers, tu valides. Aucune donnée sensible ne sort de ton environnement sans ton accord.
Une fois que le premier outil tourne, tu vois ce que ça libère. On ajoute les suivants dans l'ordre qui t'arrange. Certaines études automatisent 3 processus en 6 semaines, d'autres préfèrent avancer sur 1 seul bien rôdé. C'est toi qui fixes le rythme.
Une étude traitant ~200 dossiers actifs en recouvrement a connecté son export Génapi à un workflow Make. Chaque lundi matin, les lettres de relance du stade correspondant sont générées, nommées et déposées dans le dossier partagé, prêtes à être expédiées. Le temps de secrétariat sur cette tâche est passé de ~3 heures à une relecture de 20 minutes.
Les huissiers dictaient leurs observations sur le terrain via l'app Voice Memos. Un agent IA (Claude) transcrit, structure en PV conforme au modèle de l'étude et numérote les photos selon l'ordre de prise de vue. Le PV arrive dans le logiciel prêt à relire. Le temps de rédaction post-constat est tombé à moins de 10 minutes par dossier.
Chaque fin de semaine, un workflow agrège l'état des dossiers depuis le tableur de suivi et envoie un PDF structuré à chaque mandant : actes réalisés dans la semaine, tentatives infructueuses, montants encaissés, dossiers en attente de titre. Les mandants ont arrêté de relancer l'étude par email pour avoir des nouvelles.
Pas forcément. La plupart des workflows qu'on monte fonctionnent sur les exports CSV ou Excel que ces logiciels produisent nativement, ou sur les emails et dossiers partagés que tu utilises déjà. On n'a pas besoin d'une intégration profonde pour automatiser l'essentiel du flux documentaire.
L'IA ne signe pas et ne produit pas d'acte authentique. Elle prépare les drafts, structure les données, génère les courriers qui ne relèvent pas de l'acte authentique (relances amiables, comptes rendus, rapports mandants). Tout ce qui doit être instrumenté et signé par toi reste sous ta responsabilité et ta relecture. On automatise le travail de préparation, pas l'acte lui-même.
C'est une vraie contrainte et on la prend au sérieux. Les workflows peuvent tourner entièrement dans ton environnement (serveur local, cloud privé, Make/n8n auto-hébergé). Quand on utilise des modèles IA comme Claude, on configure les appels pour qu'ils ne conservent pas les données. On te détaille la chaîne de traitement avant de lancer quoi que ce soit, et tu décides de chaque brique.
C'est souvent là que le gain est le plus visible. Dans une petite étude, chaque heure de secrétariat compte double. Si on économise 3 heures par semaine sur les relances et le reporting, c'est du temps que ta secrétaire peut mettre sur le suivi client et la gestion des significations. L'audit gratuit te dira précisément si le volume justifie l'investissement.
Oui, et c'est pour ça que tout document généré automatiquement passe par ta relecture avant envoi. On ne vend pas un pilote automatique qui signe à ta place. On vend un pré-remplissage très rapide que tu valides. L'erreur humaine sur les délais, elle, arrive souvent parce que personne n'a eu le temps de vérifier, pas parce que l'outil a planté.
Le publipostage classique injecte des variables fixes depuis un tableur. L'IA va plus loin : elle peut adapter le ton et le contenu selon le stade du dossier, détecter une incohérence dans les données (un montant négatif, une date qui précède le titre), ou générer un paragraphe contextuel (ex : mentionner la tentative de saisie précédente dans la relance suivante). C'est la différence entre du remplissage et de la rédaction assistée.
Non. On s'adapte à ce que tu as déjà. Génapi, Edilaix, ou même une organisation maison sous Excel : on construit les automatisations par-dessus ton existant. Le but n'est pas de tout refaire, c'est de faire tourner ce qui est répétitif sans que tu t'en occupes.
On regarde ensemble où tu perds du temps chaque semaine : relances, délais, constats, reporting mandants. Tu repars avec une liste de ce qu'on peut automatiser chez toi, sans engagement.