Tu gères des dizaines de logements, des voyageurs qui posent toujours les mêmes questions sur le code wifi ou l'heure de check-in, et une pile de tâches administratives qui ne se vide jamais. On automatise ce qui peut l'être pour que tu te concentres sur ce qui fait vraiment la différence pour tes clients.
"C'est quoi le code wifi ?" "À quelle heure je peux arriver ?" "Le four, comment il marche ?" Ces questions reviennent sur chaque séjour, sur chaque logement. Tu y réponds manuellement depuis Airbnb, Booking, WhatsApp, en même temps, sur ton téléphone, souvent le soir.
Tes agents de ménage t'envoient des photos sur WhatsApp, des voice memos, parfois rien du tout. Tu ressaisies ensuite les anomalies dans un tableur ou dans ton logiciel PMS, au cas où le propriétaire te pose des questions sur l'état du logement entre deux locations.
Chaque fin de mois, tu consolides les revenus, les nuits occupées, les frais de ménage et les petites réparations logement par logement pour envoyer un compte-rendu à chaque propriétaire. C'est long, c'est répétitif, et une erreur peut coûter une relation commerciale.
Un voyageur veut un transfert aéroport, un autre un guide de randonnée, un troisième une table dans un restaurant le samedi soir. Tu jongle entre tes prestataires locaux, tes messageries et ton agenda. Parfois une demande se perd, et le client laisse 3 étoiles.
Un agent connecté à Airbnb, Booking et WhatsApp répond instantanément aux questions récurrentes : code d'accès, horaires, guide pratique du logement, règles de la maison. Il sait quand escalader à un humain et note chaque échange pour toi.
Confirmation de réservation, rappel J-1 avec le code d'entrée et l'adresse exacte, message de bienvenue à l'arrivée, demande d'avis 2h après le départ. Tout part au bon moment, personnalisé avec le prénom du voyageur et le nom du logement, sans que tu touches à rien.
Tes agents remplissent un formulaire photo depuis leur téléphone à la fin de chaque intervention. Les données arrivent dans une fiche structurée dans ton outil de gestion, les anomalies sont signalées par email, et le propriétaire reçoit un résumé si une réparation est nécessaire.
Chaque mois, l'automatisation agrège les données de ton PMS (revenus, taux d'occupation, frais), génère un PDF mis en page à ton image et l'envoie par email à chaque propriétaire. Tu valides une fois si tu veux, ou tu laisses partir tout seul.
Transfert aéroport, baby-sitter, panier gourmand local : le voyageur choisit ses options depuis un lien envoyé à la réservation. La commande part automatiquement au prestataire concerné, l'agenda se met à jour et tu reçois une notification seulement si quelque chose coince.
Avant de construire quoi que ce soit, on cartographie tes flux : combien de messages par jour, quels outils tu utilises déjà (Smoobu, Lodgify, Guesty, Google Sheets...), où tu perds le plus de temps. On te remet un plan d'action priorisé, gratuit.
On passe en revue tes outils (PMS, messageries, tableurs), le volume de messages quotidiens, tes prestataires ménage et services. On identifie les 2-3 points qui te font perdre le plus de temps et on estime ce que ça représente en heures par mois.
On construit les workflows dans n8n ou Make, connectés à tes outils existants. On teste sur un ou deux logements en conditions réelles avant de déployer sur tout le parc. Tu valides chaque étape.
On déploie sur l'ensemble de tes logements, on documente ce qui a été mis en place en langage humain (pas technique), et on reste disponibles pendant 30 jours pour ajuster. Tu peux modifier les messages, les horaires d'envoi, sans nous appeler.
Cette conciergerie recevait ~15 messages voyageurs par jour sur Airbnb et WhatsApp, dont 60% étaient des questions identiques. Après déploiement de l'agent IA, ces questions sont traitées automatiquement en moins de 2 minutes. Le gérant estime récupérer jusqu'à 1h30 par jour.
La consolidation mensuelle des revenus et frais se faisait à la main dans Excel, propriétaire par propriétaire. L'automatisation récupère les données du PMS, génère le PDF et envoie les emails la nuit du 1er de chaque mois. Le gérant intervient seulement si une anomalie est détectée.
Les demandes arrivaient par Airbnb, SMS et Instagram DM, et tombaient parfois à l'eau faute de suivi centralisé. Un formulaire de services envoyé automatiquement à J-3 du séjour centralise les demandes. Les prestataires reçoivent directement leur brief. Le taux d'avis 5 étoiles a progressé de façon notable.
Sur les demandes factuelles, oui sans problème. Pour un voyageur qui signale un radiateur en panne ou qui est en colère, l'agent détecte le sentiment négatif et te transfère immédiatement la conversation avec un résumé. Tu n'as pas à lire 15 messages pour comprendre la situation.
Ça dépend des API disponibles sur ton outil. Smoobu et Guesty ont des API bien documentées, on les connecte régulièrement. Pour Lodgify ou d'autres PMS, on vérifie lors de l'audit. Si l'API est limitée, on passe par des webhooks ou des exports automatisés. On te dit clairement ce qui est faisable avant de démarrer.
L'agent répond vite et avec les bonnes infos, ce que la plupart des voyageurs apprécient. Tu peux choisir de l'identifier comme assistant virtuel ou de lui donner un prénom en accord avec ton positionnement. Ce qui compte pour le voyageur : avoir une réponse utile en moins de 5 minutes.
Les templates Airbnb sont statiques et limités aux canaux Airbnb. Ce qu'on met en place va plus loin : personnalisation dynamique (logement, prénom, météo locale), multi-canal (WhatsApp, email, SMS), déclenchement conditionnel selon le type de réservation, et surtout une vraie capacité à répondre aux questions ouvertes des voyageurs.
Pour une configuration standard (messagerie automatisée + rapport propriétaire), on est en production en 10 à 15 jours ouvrés. Les automatisations plus complexes comme la gestion des services à la carte peuvent prendre 3 à 4 semaines. On commence toujours par ce qui te fait gagner le plus de temps.
On met en place des alertes : si un message ne part pas ou si un formulaire ne reçoit pas de réponse dans un délai donné, tu reçois une notification immédiatement. Les automatisations sont construites avec des scénarios de secours pour que rien ne reste bloqué sans que tu le saches.
Ajouter un logement prend généralement quelques minutes : tu mets à jour ta base dans Airtable ou Notion, les workflows récupèrent les nouvelles données automatiquement. Un changement de PMS demande une reconnexion, qu'on gère avec toi. C'est prévu dès la conception pour ne pas te bloquer.
Audit gratuit, sans engagement. Tu repars avec un plan d'action concret sur tes messages voyageurs, tes rapports propriétaires et ta coordination ménage, que tu travailles avec nous ou pas.