Tu confirmes les rendez-vous par SMS à la main, tu rappelles les clientes qui n'ont pas honoré leur RDV, tu rédiges les posts Instagram entre deux épilations. Tout ça, c'est faisable en automatique, sans te former à quoi que ce soit de technique.
Une cliente qui ne se présente pas, c'est 45 minutes à 1 heure de perdues sèches. Envoyer un rappel la veille à la main, ça prend du temps, et quand le cabinet est plein tu oublies. Résultat : la cabine reste vide et le chiffre part en fumée.
Instagram, WhatsApp, Google, le téléphone et le formulaire du site. Les demandes de réservation arrivent partout, souvent quand tu as les mains dans la cire. Certaines clientes attendent des heures une réponse et réservent ailleurs.
Tu vends une cure de 6 séances, la cliente en fait 3 et disparaît. Relancer chaque profil à la main en fouillant ton logiciel de caisse ou ton tableau Excel, c'est une demi-journée perdue par mois, et tu n'as pas ce temps.
Instagram est ton premier canal d'acquisition, mais rédiger une légende pour un soin du visage Hydrafacial ou pour une promotion fête des mères prend un temps fou. Alors le téléphone traîne sur le comptoir et le compte ne publie plus.
Un SMS ou WhatsApp part automatiquement 48 h et 24 h avant chaque rendez-vous, avec le prénom de la cliente, le soin prévu et un lien de confirmation en un clic. Le taux de no-show chute sans que tu touches à rien.
Un agent IA répond en moins d'une minute sur Instagram DM, WhatsApp et ton formulaire web : il qualifie le soin souhaité, propose les créneaux disponibles et redirige vers ta page de réservation (ou réserve directement si tu utilises Planity). Tu n'as plus à scruter ton téléphone entre deux clientes.
Pour chaque cliente ayant acheté une cure (amincissement, drainage lymphatique, épilation laser...), un scénario suit l'avancement des séances et envoie une relance personnalisée quand elle s'arrête avant la fin du protocole. Le message cite le soin exact, pas un texte générique.
Tu envoies une photo, un mot-clé ou une promo (ex. : 'soin glow 20% off jusqu'au 15') et un agent rédige la légende Instagram, les hashtags et la suggestion de story. Tu valides et publies, ou on programme la publication directement.
Après le soin, un formulaire rapide (téléphone ou tablette) te permet de noter les produits utilisés, les réactions peau et les préférences. Ces infos alimentent automatiquement la fiche cliente pour que tu arrives préparée au prochain RDV, sans rouvrir un cahier.
Un rapport hebdomadaire automatique te dit quels soins tournent le mieux, quels créneaux restent régulièrement vides et combien de clientes n'ont pas re-réservé depuis 60 jours. Tu vois où agir sans ouvrir dix onglets.
On passe en revue ton planning hebdomadaire, tes outils actuels (Planity, Treatwell, Excel, logiciel de caisse...) et les tâches qui te prennent le plus de temps hors soin. On ressort avec une liste courte des automatisations qui vont changer ton quotidien en premier.
On branche les outils que tu utilises déjà (pas question de tout changer). Les rappels RDV, les réponses automatiques et les relances sont construits, testés sur de vraies données de ton agenda, et ajustés jusqu'à ce que tout soit propre.
On fait le tour ensemble de ce qui tourne. Tu vois exactement ce qui part, quand, et comment modifier un message si tu veux changer une promo. Pas de tunnel de documentation : un enregistrement vidéo de ta configuration, c'est tout.
Nouvelle prestation au menu, changement de logiciel, ouverture d'une deuxième cabine : on adapte les automatisations avec toi. Tu n'es pas bloquée si ton activité évolue.
Une esthéticienne solo avec ~80 RDV par mois perdait en moyenne 6 à 8 créneaux par mois faute de rappels systématiques. Après la mise en place des rappels automatiques 48 h et 24 h avant (SMS + lien de confirmation), les absences sans prévenir sont passées à 2 ou 3 par mois. Aucun outil supplémentaire à payer, le scénario se branche sur Planity.
L'instituto vendait des protocoles épilation laser sur 8 séances. Suivre qui était à la séance 3, 5 ou 7 se faisait dans un tableau Excel mis à jour en fin de semaine, quand il y avait le temps. Un scénario Make lit le logiciel de caisse chaque soir, détecte les clientes qui n'ont pas re-réservé depuis 21 jours et envoie un message personnalisé avec le numéro de séance restant. Le taux de complétion des cures est remonté visiblement dans les 6 semaines.
La gérante gérait seule les réseaux en plus de son planning chargé. Elle passait environ 2 à 3 h par semaine à rédiger des légendes, choisir des hashtags et programmer les posts. Depuis la mise en place d'un agent de rédaction (elle envoie une photo ou une idée en vocal sur WhatsApp, la légende arrive en 2 minutes), elle publie plus régulièrement et passe moins de 30 minutes par semaine sur le sujet.
Oui. Planity et Treatwell exposent les données d'agenda qu'on peut lire et exploiter pour déclencher des rappels, des relances ou des rapports. On ne touche pas à leur interface, on se connecte en amont ou en aval selon ce que l'outil permet. Si tu utilises un logiciel de caisse maison ou un simple Google Agenda, c'est aussi faisable, on ajuste.
Seulement si on les écrit mal. On rédige tous les messages avec ton prénom, ta façon de parler, les noms exacts de tes soins. Une cliente qui reçoit 'Bonjour Camille, ton soin Hydrafacial de demain à 14 h est confirmé chez [Nom de l'institut]' ne sait pas que c'est automatique. Elle voit juste que tu es organisée.
Ça dépend de ce qu'on configure ensemble. Option simple : la réponse t'arrive directement sur ton téléphone (tu reprends la main). Option plus avancée : un agent lit la réponse et traite les cas simples (annulation, déplacement de créneau) en autonomie. On calibre selon ton niveau de confort avec l'automatisation.
L'automatisation prend les tâches répétitives, pas la relation. Un rappel de RDV envoyé à 9 h du matin sans que tu y penses, ça libère 20 minutes dans ta journée que tu peux passer à vraiment discuter avec ta cliente pendant le soin. Les deux vont dans le même sens.
Non. Tu n'ouvres aucun outil technique. Tu vois le résultat (les messages qui partent, le tableau de bord qui se met à jour) sans jamais manipuler n8n ou Make toi-même. Si tu veux modifier un texte de message, tu me l'envoies et je le change, ou on fait en sorte que tu puisses le faire depuis un simple Google Doc.
Pour les automatisations les plus courantes (rappels RDV, réponse aux DM, relances cures), on est en général opérationnel en 1 à 2 semaines après l'audit. On priorise ce qui te rapporte ou te fait gagner du temps le plus vite, pas ce qui est le plus impressionnant sur le papier.
Tout ce qu'on construit t'appartient. Les scénarios sont documentés, les accès sont à ton nom. Tu n'es pas enfermée dans un abonnement propriétaire opaque. Si tu veux reprendre la main ou confier ça à quelqu'un d'autre, c'est possible sans partir de zéro.
30 minutes en visio, sans engagement. Tu repars avec une liste concrète des automatisations qui correspondent à ton planning, tes outils et tes irritants du quotidien. Audit 100% gratuit.