Devis, feuilles de présence, affectation d'agents, relances clients après sinistre ou fin de chantier : on automatise les tâches administratives qui te bouffent du temps chaque semaine, sans que tu touches une ligne de code.
Un agent absent, un client qui décale, un nouveau chantier qui tombe : tu retouches le tableau toute la matinée pour que personne ne se retrouve au mauvais endroit au mauvais moment. Et le tout sur un fichier Excel partagé que tout le monde écrase en même temps.
Tu reçois une demande de nettoyage de bureaux, tu calcules la surface, tu estimes le nombre d'heures, tu tapes le devis sur Word, tu envoies en PDF, tu recopies dans ta compta. Chaque devis prend 20 à 40 minutes, et tu en fais plusieurs par semaine.
Tes agents signent des feuilles papier sur site, ou t'envoient un SMS, ou oublient. En fin de mois, tu reconstitues les heures travaillées depuis WhatsApp, les carnets et ta mémoire pour faire la paie. C'est stressant et ça génère des erreurs.
Un devis envoyé sans réponse, un contrat annuel à renouveler, un client à qui tu as promis un audit de propreté en septembre : sans système, ça disparaît dans ta boîte mail et tu perds des contrats que tu avais presque dans la poche.
Un prospect remplit un formulaire (type de locaux, surface en m², fréquence souhaitée, contraintes horaires) : un devis mis en page à ton image part automatiquement dans la foulée. Tu valides ou ajustes avant l'envoi, mais la saisie est faite.
On connecte tes demandes d'intervention à un système qui affecte les agents disponibles selon leur secteur géographique, leurs qualifications (vitrerie, nettoyage industriel, remise en état) et leurs contrats d'heures. Les agents reçoivent leurs tournées directement sur leur téléphone.
Tes agents pointent via un formulaire simple sur mobile (ou un QR code sur site). Les heures remontent automatiquement dans un tableau de bord, avec alertes si un agent ne s'est pas signalé. En fin de mois, le récapitulatif par agent est prêt pour la paie.
Devis sans réponse après 5 jours, contrat annuel qui expire dans 30 jours, client inactif depuis 3 mois : des séquences de relance par e-mail ou WhatsApp partent toutes seules, au bon moment, avec un message qui reprend le nom du client et le type de prestation concernée.
Après chaque prestation, l'agent remplit un mini-formulaire sur son téléphone (photos, observations, produits utilisés, signature client). Un rapport PDF est généré et envoyé au client dans l'heure. Plus besoin de courir après les fiches papier.
Un agent IA sur ton site ou ta page Google Business répond aux questions fréquentes (tarifs au m², zones d'intervention, délais), collecte les coordonnées du prospect et crée directement une fiche dans ton CRM ou un Google Sheet. Tu rappelles seulement les prospects qualifiés.
On passe en revue une semaine type dans ta boîte : combien de devis, combien d'agents à planifier, comment tu suis les présences, ce qui te prend le plus de temps. On identifie ensemble les 2-3 points où l'automatisation change vraiment la donne.
On branche les outils que tu utilises déjà (Google Sheets, WhatsApp, ton logiciel de facturation, Notion, ou autre) et on construit les automatisations sur n8n ou Make. Tu testes à chaque étape, rien ne part en production sans ta validation.
On te montre comment modifier un planning, ajouter un agent ou ajuster un message de relance toi-même. Tu n'as pas besoin de nous pour les ajustements du quotidien. La documentation est là si tu oublies.
On reste disponibles si un flux plante ou si ton activité évolue (nouveau type de prestation, nouveau logiciel de paie, ouverture d'un second secteur géographique). On adapte sans repartir de zéro.
Une société de nettoyage tertiaire avec 18 agents recevait 15 à 20 demandes de devis par semaine, traitées manuellement en soirée. Après automatisation du formulaire de demande + génération PDF + envoi, chaque devis part dans les 2 heures suivant la demande. Le gérant estime avoir récupéré ~6 h par semaine sur cette seule tâche.
Un prestataire de nettoyage industriel avec des interventions sur 5 sites différents collectait les heures via SMS et carnets papier. Après mise en place d'un pointage QR code + tableau de bord automatique, le récapitulatif mensuel se génère tout seul. La paie qui prenait une demi-journée se règle maintenant en moins d'une heure.
Une entreprise de nettoyage résidentiel avait perdu plusieurs clients réguliers faute de relance au moment du renouvellement. Après automatisation des relances (J-30, J-15, J-0 avant expiration du contrat), le taux de renouvellement a progressé de façon visible dès le premier trimestre. Estimation du gérant : jusqu'à 3 contrats récupérés par trimestre qui partaient à la concurrence.
On conçoit les interfaces pour qu'elles soient aussi simples que possible : un lien WhatsApp, un QR code à scanner, un formulaire avec 4 cases à remplir. On a travaillé avec des équipes où la moitié des agents n'utilisaient leur téléphone que pour appeler. Si c'est trop compliqué, on revoit jusqu'à ce que ça passe.
Ça dépend du logiciel. La plupart des outils courants dans le secteur (Evoliz, Dolibarr, Sage, ou même un Google Sheet bien organisé) sont connectables. On vérifie ça ensemble lors de l'audit. Si l'outil n'a pas d'API, on trouve une autre façon de faire passer les données.
On peut automatiser la détection de l'absence (si un agent ne s'est pas pointé à l'heure prévue, une alerte part) et l'envoi d'un message aux agents disponibles sur ce secteur pour proposer le remplacement. La décision finale reste humaine, mais tu n'as plus à chercher manuellement qui est libre.
On configure la logique de calcul selon tes propres grilles tarifaires : tarif au m² par type de local, majorations pour les horaires décalés, surcoûts pour produits spécifiques (désinfection, produits écologiques certifiés). Le formulaire pose les bonnes questions et le devis applique ta grille. Tu valides avant d'envoyer si tu veux une double vérification.
Les automatisations gèrent les tâches administratives répétitives, pas ta relation client. Tu passes moins de temps à ressaisir des données et plus de temps à rappeler un client mécontent ou à aller faire un audit qualité sur site. La plupart des gérants qu'on accompagne disent qu'ils ont enfin le temps de faire ce travail commercial qu'ils repoussaient.
Ça dépend du périmètre. Un premier flux simple (génération de devis ou pointage des agents) se met en place pour quelques centaines d'euros. Un pack complet (devis + planning + suivi présences + relances) se situe généralement entre 1 500 et 4 000 euros selon la complexité, avec des outils qui coûtent ensuite quelques dizaines d'euros par mois. On te donne une estimation claire après l'audit gratuit.
On construit les flux dans des outils standards (n8n, Make) que tu possèdes. On te forme à faire les modifications de base toi-même. Si on n'existe plus demain, tes automatisations continuent de tourner et n'importe quel développeur peut reprendre le travail. C'est une règle qu'on se fixe dès le départ.
Réserve un audit gratuit de 1 heure. On regarde ensemble où tes plus grosses pertes de temps se cachent et ce qu'on peut automatiser en priorité. Aucun engagement, aucun jargon technique.