Entre les feuilles de présence à ressaisir, les appels de confirmation aux familles et les devis SAP à rédiger, le back-office d'une structure de service à domicile peut vite dévorer 2 heures par jour. Ces heures-là, tu peux les récupérer sans embaucher une assistante supplémentaire.
Chaque intervenant ramène sa feuille hebdomadaire. Tu ressaisis tout dans ton logiciel métier (Apologic, Arche MC2, Medisys...), ligne par ligne. Une heure de saisie pour une semaine d'une dizaine d'intervenants, c'est systématique.
Un remplacement de dernière minute, un congé posé la veille, un bénéficiaire hospitalisé : il faut appeler la famille, l'intervenant remplaçant et parfois le médecin coordinateur. Sans process automatisé, quelqu'un oublie, et c'est toi qui essuies la réclamation.
Livret d'accueil, contrat de prestation, fiche d'évaluation des besoins (grille AGGIR, plan d'aide), devis personnalisé avec les taux APA ou PCH : la paperasse d'ouverture d'un dossier prend facilement 45 minutes par nouveau client.
APA Conseil général, CARSAT, mutuelle, financement privé : quand un bénéficiaire cumule plusieurs prises en charge, tenir le compteur des heures consommées vs. autorisées en temps réel relève du casse-tête. Les dépassements se découvrent souvent trop tard.
Un scénario n8n envoie un SMS ou WhatsApp la veille de chaque intervention pour confirmer le passage. En cas de remplacement, la famille reçoit le nom de l'intervenant remplaçant en moins de 5 minutes après la modification dans ton planning.
À l'ouverture d'un nouveau dossier, un agent IA pré-remplit le livret d'accueil, le contrat de prestation et le devis à partir des informations saisies dans ton CRM ou ta fiche bénéficiaire. Tu relis, tu ajustes, tu envoies. La création depuis zéro appartient au passé.
On connecte ton logiciel de télégestion aux sources de données financeurs (notifications APA, relevés CARSAT) pour alimenter un dashboard en temps réel. Tu vois d'un coup d'œil les bénéficiaires qui approchent du plafond avant que ça déborde.
Tes intervenants photographient leur feuille papier avec leur téléphone. Un workflow extrait automatiquement les horaires (OCR + IA), pré-remplit la saisie dans ton logiciel métier et t'envoie un récap à valider. Fini la ressaisie manuelle.
Formulaire site web, appel manqué, message Facebook : chaque nouvelle demande de service déclenche une réponse personnalisée dans les 5 minutes, avec une proposition de date pour l'évaluation à domicile. Ton taux de transformation des contacts froids monte mécaniquement.
En fin de mois, un agent compile automatiquement les heures réalisées par bénéficiaire, les remplacements, les annulations et les motifs, puis génère le rapport au format attendu par le Conseil départemental ou la CARSAT. Ce qui prenait une demi-journée prend 10 minutes de relecture.
On passe en revue les outils que tu utilises déjà (logiciel de télégestion, planning, messagerie, fichiers Excel...) et on identifie les 2-3 tâches répétitives qui coûtent le plus de temps chaque semaine. L'audit est offert, sans engagement.
On modélise le workflow sur n8n ou Make, en partant de tes vrais documents (feuilles de présence, modèles de contrat, grilles d'évaluation). Rien n'est générique : chaque connexion est calée sur ton logiciel métier et tes habitudes de travail.
On lance le scénario en parallèle de ton process actuel pendant une semaine. Tu vois les résultats, tu demandes les ajustements, et on itère avant de basculer définitivement.
On forme ton coordinateur ou ton assistante en 2-3 heures, avec un guide de dépannage simple. Tu sais relancer un scénario bloqué sans nous appeler. Et si quelque chose cloche après, on est joignables.
La coordinatrice passait chaque lundi matin à ressaisir les feuilles de la semaine précédente. Depuis le déploiement du workflow OCR, les intervenants photographient leur feuille le vendredi soir et trouvent leur saisie pré-remplie le lundi à 8h. Elle valide en 15 minutes.
Avant, un remplacement de dernière minute générait 3-4 appels manuels et au moins un oubli par mois. Le scénario envoie maintenant un SMS à la famille dès que le planning est modifié, avec le prénom de l'intervenant remplaçant. Les réclamations pour 'on n'a pas été prévenus' ont quasiment disparu.
Chaque fin de mois, la responsable compilait à la main les heures réalisées depuis le logiciel de télégestion pour remplir les tableaux du CD. Avec le connecteur Make, le rapport est prêt au format Excel attendu par le département en moins de 10 minutes. Elle a récupéré une demi-journée par mois.
On travaille régulièrement avec Apologic, Arche MC2, Medisys et Ximi. Si ton logiciel exporte des fichiers Excel ou CSV (ce que font quasiment tous), on peut s'y connecter. On vérifie ça lors de l'audit gratuit, avant de prendre le moindre engagement.
C'est la bonne question à poser. On ne fait pas transiter les données médicales ou les numéros de sécurité sociale par des outils tiers sans raison. Pour les cas sensibles, on privilégie des workflows hébergés en Europe avec chiffrement, et on peut travailler sans faire sortir les données de ton infrastructure. On te détaille l'architecture lors de l'audit.
Oui. On adapte le niveau technologique à l'équipe. La photo de feuille de présence via SMS fonctionne sur n'importe quel téléphone basique. Pour les confirmations aux familles, c'est toi ou la coordinatrice qui déclenche, pas l'intervenant. On ne te propose rien qui nécessite une formation de 2 jours à tes auxiliaires de vie.
La plupart des échecs qu'on voit viennent d'un déploiement trop large d'un coup, avec trop d'écrans et trop de formations. Ici on automatise une tâche précise, on la teste une semaine en parallèle, et on ne passe à la suivante qu'une fois que la première est stabilisée. C'est beaucoup moins spectaculaire à vendre, mais c'est ce qui tient dans la durée.
L'audit est gratuit. Ensuite, une automatisation simple (rappels SMS, génération de documents) démarre autour de quelques centaines d'euros en setup, avec un coût mensuel de fonctionnement très faible (moins que le café de l'équipe). On te présente une estimation chiffrée avant de commencer, pas après.
Elle peut pré-remplir une trame à partir de tes notes vocales ou de tes formulaires de visite, et te proposer une première version du plan d'aide. Tu restes maître de l'évaluation clinique et de la signature. L'IA gère la mise en forme et la cohérence du document, toi tu valides le fond.
30 minutes en visio avec un spécialiste qui connaît le secteur du service à domicile. On repart avec une liste de 2-3 automatisations concrètes à ton niveau, sans jargon et sans engagement.