Plannings agents, main courante, rapports de ronde, devis CNAPS... tu passes plus de temps sur l'administratif que sur le terrain. On automatise ce qui peut l'être, pour que tu te concentres sur ce qui compte vraiment : tes sites et tes clients.
Remplacements de dernière minute, agents polyvalents sur plusieurs sites, gestion des qualifications SSIAP, SST, CQP... chaque semaine tu repars de zéro sur Excel ou sur un tableau blanc. Une absence à 6h du matin et c'est tout le planning qui s'effondre.
Tes agents remplissent les rapports sur papier ou sur tablette, avec des infos incomplètes. Tu dois corriger, reformater, et envoyer un compte-rendu propre au client avant 9h. Tous les matins. Sans exception.
Un prospect appelle pour un site industriel, un magasin, un événement ponctuel. Chaque devis est différent : tarif horaire selon le type de prestation, clauses CNAPS, coefficient Syntec ou grille CCN. Tu mets 2 heures pour un devis que le concurrent envoie en 30 minutes.
Cartes professionnelles à renouveler, formations obligatoires à tracer, fiches de poste à tenir à jour, registre du personnel, attestations de visite médicale... chaque oubli peut coûter cher lors d'un contrôle.
Un agent se désiste ? Le système détecte le créneau vide, identifie les agents disponibles avec les bonnes qualifications sur ton site, et te propose un remplaçant en quelques secondes. Tu valides, il est notifié par SMS. Plus besoin de jongler avec 4 onglets Excel à 5h du matin.
Ton agent soumet un rapport vocal ou un formulaire rapide depuis son smartphone. L'IA structure les informations, rédige le compte-rendu en langage professionnel (anomalie constatée, heure, localisation, action entreprise), et l'envoie automatiquement au client par mail à l'heure convenue.
Tu renseignes le type de site, les horaires, le nombre d'agents et les prestations. L'automatisation génère un devis PDF complet, avec les bons tarifs selon la grille CCN Prévention-Sécurité, les mentions CNAPS obligatoires et tes conditions générales. En moins de 5 minutes.
Carte professionnelle, SSIAP, SST, visite médicale, formation continue... un tableau de bord centralisé avec alertes automatiques 60 jours avant expiration. Tu reçois un récap hebdomadaire par mail, et l'agent concerné reçoit un rappel direct.
Tu reçois un cahier des charges de 40 pages pour un marché public. L'agent IA lit le document, extrait les critères clés (effectifs requis, horaires, modalités de reporting, pénalités), et rédige une première trame de réponse adaptée à ton positionnement.
Dès qu'un incident est signalé sur un site (tentative d'intrusion, dégradation, alarme déclenchée), un mail structuré part automatiquement au client avec le résumé des faits, les actions menées et les recommandations. Sans attendre que tu sois disponible.
On regarde ensemble tes outils actuels (Excel, logiciel de planning, mails, WhatsApp...), tes volumes (nombre d'agents, de sites, de clients), et on identifie les 2-3 tâches qui te coûtent le plus de temps chaque semaine. C'est là qu'on commence.
On construit les flux sur n8n ou Make, connectés à tes outils existants (Google Sheets, Outlook, ton logiciel de gestion si tu en as un). On commence par ce qui libère le plus de temps : en général, le planning et les rapports de ronde.
On teste avec tes sites réels, tes agents réels. On ajuste les formats de rapport selon tes clients, les règles de remplacement selon tes contrats. Rien de générique : tout est calé sur ta façon de travailler.
Tu prends la main. On te forme en 1h sur ce que tu dois piloter, on documente les flux. Tu n'es pas dépendant de nous pour faire tourner la machine au quotidien.
Les agents soumettent leur rapport via un formulaire Google depuis le téléphone en fin de vacation. L'IA reformate, structure et envoie le PDF au responsable sécurité du client à 6h30 chaque matin. Le dirigeant a arrêté de se lever à 5h45 pour relire et envoyer lui-même.
Le commercial renseigne le type d'événement, la jauge, les horaires et le nombre de postes via un formulaire interne. L'automatisation génère un devis PDF avec tarification par poste, récap des qualifications requises et conditions de facturation. Le prospect reçoit le devis pendant la conversation téléphonique.
Avant, les alertes renouvellement CNAPS étaient gérées dans un fichier Excel mis à jour irrégulièrement. Un agent avait failli intervenir avec une carte expirée. Depuis l'automatisation, chaque agent reçoit un rappel 60 jours avant, puis 30 jours avant. Le dirigeant reçoit un récap chaque lundi. Aucune carte expirée depuis le déploiement.
C'est la première question qu'on nous pose, et c'est la bonne. Les automatisations qu'on construit tournent sur tes propres outils (ton Google Workspace, ton serveur, tes comptes). Les données ne transitent pas par des plateformes tierces non maîtrisées. Pour les rapports d'incidents, on peut configurer un chiffrement des échanges. On travaille selon tes exigences de confidentialité, pas selon les nôtres.
Les agents ne voient pas l'automatisation : ils remplissent un formulaire simple sur leur téléphone, comme un SMS. C'est tout. La complexité est côté back-office, invisible pour eux. On a fait ça avec des équipes dont la moyenne d'âge dépasse 50 ans, sur des sites industriels sans wifi stable. Ça marche.
Dans la majorité des cas, oui. Si le logiciel a une API ou permet l'export CSV/Excel, on peut s'y connecter. Si ce n'est pas le cas, on construit le flux en parallèle sans casser ce que tu as déjà. On commence par l'audit pour être honnêtes sur ce qui est faisable avec tes outils actuels.
Oui, à condition qu'on calibre le format sur tes vrais rapports. On part de 3-4 exemples de rapports que tu envoies déjà à tes clients, on entraîne le modèle sur ton style et tes exigences. Résultat : un rapport qui ressemble à ce que tu écrirais toi-même, avec les bons champs (heure, localisation, nature de l'anomalie, suite donnée).
L'audit est gratuit. Les automatisations sont facturées au projet selon la complexité. En général, les premières automatisations (rapports de ronde + alertes habilitations) sont opérationnelles en 2 semaines. Le retour sur investissement en temps gagné est visible dès la première semaine de déploiement.
Souvent encore plus pertinent : dans une petite structure, le dirigeant fait tout lui-même. Le planning, les rapports, les relances clients, les devis. Automatiser même 2 tâches récurrentes peut libérer plusieurs heures par semaine. On a travaillé avec des sociétés de 4 agents comme avec des sociétés de 80.
Les automatisations qu'on construit ne sont pas des boîtes noires figées. Si un tarif CCN change ou si une mention CNAPS évolue, tu peux mettre à jour toi-même les variables dans ton outil (un tableau ou un formulaire). On te montre comment faire lors de la formation, pour que tu ne sois pas bloqué à chaque modification réglementaire.
Réserve un audit gratuit de 60 minutes. On regarde tes flux ensemble, on identifie ce qu'on peut automatiser rapidement, et tu repars avec un plan d'action concret, que tu travailles avec nous ou pas.