Tu pilotes les RH d'une PME de 20 à 200 salariés, souvent seul(e) : fiches de poste, DPAE, mutuelle, suivi des arrêts, entretiens annuels, plan de formation. L'IA prend en charge la partie répétitive pour que tu te concentres sur ce qui compte : les gens.
Tu réécris une fiche de poste depuis un vieux fichier Word mal nommé, tu adaptes l'annonce pour Indeed, LinkedIn et l'APEC, tu copies-colles les CV reçus par mail dans un tableau Excel. Multiplié par 15 recrutements par an, ça représente des dizaines d'heures de mise en forme pure, sans valeur ajoutée.
Le contrat à préparer sous DocuSign (ou pire, à imprimer), la DPAE à envoyer, le mail de bienvenue, le livret d'accueil à personnaliser, les accès IT à demander au DSI, le plan d'intégration à partager avec le manager. Tout ça dans les 48h avant l'arrivée du salarié, entre deux urgences.
Tu envoies la trame d'EAP par mail, tu attends, tu relances le manager, tu relances encore, tu consolides les retours dans un fichier partagé que personne ne remplit correctement. En fin de campagne, tu reconstruis les données manuellement pour le bilan RH.
Nouvelles règles sur les IJSS, changement de convention collective, mise à jour du règlement intérieur : tu dois rester à jour sur des sujets pointus alors que ton emploi du temps déborde déjà. Aucun outil ne t'alerte proactivement sur ce qui te concerne.
Tu fournis le titre du poste, le contexte de l'équipe et 3-4 mots-clés sur le profil. L'IA produit une fiche de poste structurée (missions, profil, avantages) et décline automatiquement une version annonce pour Indeed, LinkedIn et ton site carrières, avec le bon ton pour chaque canal.
Les CV qui arrivent par mail ou via un ATS sont analysés automatiquement selon tes critères (compétences requises, expérience min, localisation). Tu reçois chaque matin un résumé classé avec les 5 profils à appeler en priorité, sans relire 80 PDF.
Dès la signature du contrat, un workflow enclenche la DPAE, génère le mail de bienvenue personnalisé, crée la checklist d'intégration pour le manager, envoie la demande d'accès IT au bon interlocuteur et planifie le rendez-vous J+30. Tu ne relances plus rien manuellement.
Envoi automatique des trames d'EAP aux managers au bon moment, relances programmées, consolidation des réponses dans un tableau de bord. Tu vois en temps réel l'avancement de la campagne sans envoyer un seul mail de relance toi-même.
Le workflow détecte les arrêts de travail signalés par les salariés (via un formulaire simple), transmet automatiquement les éléments au cabinet de paie au bon format, et t'alerte si une action de ta part est requise (subrogation, complément employeur, attestation de salaire).
Tes procédures internes, ta convention collective, ton règlement intérieur et tes modèles de courriers sont indexés dans une base que l'IA peut interroger. Tu poses une question en langage naturel et tu obtiens la réponse sourcée en 10 secondes, sans chercher dans 12 dossiers SharePoint.
Un appel pour cartographier ce que tu fais, avec quels outils (SIRH, ATS, Excel, mails), et où tu perds le plus de temps. On repère les 2-3 automatisations qui auraient le plus d'impact immédiat. C'est gratuit et sans engagement.
On construit la première automatisation sur tes vraies données : tes modèles de fiches de poste, ton process d'onboarding existant, tes critères de scoring. Tu testes sur un recrutement ou une arrivée réelle avant qu'on généralise.
On connecte les workflows à tes outils en place (Slack, Teams, Google Workspace, ton SIRH). Tu reçois une documentation courte et on fait un point 15 jours après le lancement pour ajuster ce qui ne colle pas encore.
Une fois le premier workflow en route, on s'attaque au suivant sur ta liste de priorités. Pas de forfait bloquant : on avance à ton rythme, selon les recrutements qui arrivent et les projets RH du moment.
La RRH gérait seule tous les recrutements en parallèle de l'admin RH courante. On a automatisé la génération des annonces depuis une fiche de poste type et le tri des candidatures par scoring. Elle estime avoir récupéré ~2h par recrutement rien que sur la mise en forme et la présélection.
Avant, chaque arrivée demandait une checklist manuelle et des mails dans tous les sens. On a câblé un workflow Make qui part de la signature du contrat dans DocuSign : DPAE, livret d'accueil personnalisé, demande d'accès IT, planning J1 envoyé au manager. Zéro oubli depuis le déploiement, et la RH gagne environ 45 min par dossier.
La campagne d'entretiens annuels durait 6 semaines à cause des relances managers. On a mis en place les envois automatiques de trames et les relances J+7 / J+14. La consolidation se fait dans un Google Sheet en temps réel. La prochaine campagne a duré 3 semaines sans un seul mail de relance envoyé manuellement.
C'est la question la plus importante à poser, et tu as raison de la poser. On travaille avec toi pour définir exactement ce que l'IA voit ou ne voit pas. Pour le tri de CV, l'IA traite des données de candidats (pas encore salariés), ce qui est couvert par ta politique de confidentialité existante. Pour l'onboarding et le suivi, on peut se connecter à ton SIRH sans stocker les données dans un système tiers : les workflows tournent en transit, pas en stockage. On peut documenter l'architecture RGPD de chaque automatisation si tu dois la présenter à ton DPO.
La plupart des SIRH courants disposent d'une API ou au moins d'exports/imports structurés. Lucca, Payfit et Silae ont des connecteurs natifs dans Make et n8n. Pour Sage RH ou d'autres outils plus anciens, on passe souvent par des exports automatisés ou des webhooks. On vérifie ça dès l'audit initial : si un outil ne se connecte pas proprement, on te le dit avant de commencer.
C'est l'angle qu'on prend dès le début. On construit les workflows pour qu'ils soient lisibles et modifiables par quelqu'un sans profil technique. On documente chaque étape, on te montre comment modifier un critère de scoring ou changer un texte de mail sans toucher au code. Et si quelque chose plante, tu as notre support : tu n'es pas seule face à une boîte noire.
Oui, c'est possible si on configure les critères sans réfléchir. C'est pour ça qu'on calibre le scoring avec toi sur des profils réels que tu as déjà traités. Et le scoring reste une aide à la décision : tu valides toujours avant de déclencher un refus. On recommande aussi de garder un filet de sécurité sur les profils 'juste en dessous' du seuil pour ne rien rater.
Non, et ce n'est pas l'objectif. Si tu as déjà un ATS, on l'utilise comme source de données et on automatise ce qui se passe avant et après (rédaction, scoring, communication). Si tu n'as pas d'ATS et que tu gères par mail, on peut construire un process léger avec des formulaires + Airtable ou Notion qui te donne 80% des fonctionnalités d'un ATS pour une fraction du coût.
Sur un cas ciblé (la génération de fiches de poste par exemple), on peut avoir quelque chose qui tourne en 1 à 2 semaines. Un workflow d'onboarding complet avec connexion à ton SIRH et DocuSign, c'est plutôt 3 à 4 semaines. On livre toujours un prototype fonctionnel sur un vrai cas avant de généraliser.
Oui, c'est un chantier qu'on adresse souvent en deuxième phase. On peut automatiser la collecte des besoins formation issus des EAP, le rapprochement avec les dispositifs OPCO disponibles, et les rappels de délais pour les dossiers de prise en charge. Le suivi du plan de formation est un autre fichier Excel que beaucoup de RRH de PME tiennent à bout de bras.
Audit gratuit de tes flux RH. On te dit ce qui est automatisable, avec quels outils, et dans quel ordre attaquer. Sans jargon, sans engagement.