Tu gères des dizaines d'actions de formation, des budgets OPCO, des dossiers Qualiopi et une boîte mail qui déborde de relances. On automatise les flux répétitifs pour que tu passes ton temps sur ce qui compte : concevoir des parcours qui changent vraiment les pratiques.
Tu envoies ton formulaire de recueil des besoins en novembre. Mi-décembre, 40 % des managers n'ont pas répondu. Tu relances manuellement, par service, parfois deux fois, avec des versions de fichiers Excel qui divergent. Le plan de développement des compétences (PDC) finit par être bouclé en urgence avec des données incomplètes.
Inscrire un salarié dans ton LMS, envoyer la convocation, prévenir le manager, relancer si pas de confirmation, puis récupérer la feuille d'émargement et la noter dans le dossier de l'action : chaque formation mobilise entre 15 et 25 micro-tâches manuelles que tu fais toi, faute d'avoir un assistant dédié.
Chaque trimestre, tu rassembles les heures réalisées, les coûts pédagogiques, les financements OPCO, les résultats des évaluations à chaud et à froid pour produire ton tableau de bord RH. La donnée est dans le LMS, dans Outlook, dans un drive partagé et parfois sur papier. La consolidation prend une journée entière.
Tu envoies l'évaluation à chaud le soir de la formation via ton LMS ou un Google Form. Taux de retour moyen : 30 %. Tu relances à la main, les données arrivent au compte-gouttes, et l'évaluation à froid 3 mois plus tard est carrément sacrifiée faute de temps pour la piloter.
Un formulaire intelligent envoyé à chaque manager au bon moment, avec relances automatiques ciblées (seulement ceux qui n'ont pas répondu), consolidation dans un tableau structuré et alertes si une réponse est hors budget ou hors catalogue. Ton PDC se construit au fil de l'eau.
De la demande de formation validée par le manager jusqu'à la feuille d'émargement archivée dans le bon dossier : chaque étape déclenche automatiquement la suivante. Convocation au salarié, notification au manager, rappel 48h avant la session, collecte de l'émargement, mise à jour du LMS.
Le questionnaire d'évaluation part automatiquement en fin de journée de formation. Relance automatique 48h après pour les non-répondants. L'évaluation à froid (J+90) se programme à la date de la formation et part sans que tu y penses. Les résultats se consolident dans un tableau de bord lisible.
Un reporting qui agrège heures réalisées, taux de complétion LMS, coûts par action, financements OPCO mobilisés et résultats d'évaluation, mis à jour automatiquement chaque semaine. Tu pars en CODIR avec des chiffres frais, pas avec un tableau figé qui date du mois dernier.
Un agent IA génère un premier jet de cahier des charges pédagogique à partir de quelques informations : métier ciblé, compétences visées, contraintes terrain. Tu corriges, tu enrichis. Le temps de rédaction passe de 3h à 45 minutes.
Un flux de veille surveille les publications officielles (France Compétences, ton OPCO, le BOF), extrait les informations pertinentes pour ton périmètre et te les pousse chaque semaine dans un résumé lisible. Fini les découvertes tardives d'une nouvelle exigence Qualiopi.
On passe en revue ensemble ton cycle annuel de formation : recueil des besoins, inscriptions, convocations, suivi LMS, reportings OPCO, dossiers Qualiopi. On identifie les 2 ou 3 flux qui te coûtent le plus de temps et qu'on peut automatiser en priorité.
On construit un premier automatisme opérationnel sur le cas que tu as choisi (recueil des besoins, convocations, évaluations…). Tu le testes sur une vraie session de formation. On ajuste ensemble avant de valider.
On déploie les automatismes validés sur tout ton périmètre. Tu reçois une documentation simple (pas un manuel de 40 pages) et une session de passation pour que tu puisses faire évoluer les flux toi-même si tu en as envie.
Une responsable formation seule gérait 14 sites. Le formulaire annuel de recueil partait en même temps pour tout le monde, et les relances se faisaient à la main site par site. On a automatisé l'envoi séquencé par site, les relances ciblées et la consolidation dans un Google Sheet structuré. Le PDC a été finalisé 3 semaines plus tôt que l'année précédente.
Les évaluations à chaud étaient envoyées manuellement après chaque session, souvent avec du retard. L'évaluation à froid n'existait pratiquement pas. On a mis en place un flux automatique déclenché à la fin de chaque action de formation dans le LMS, avec deux relances espacées. Les données remontent dans un tableau Airtable en temps réel.
Le responsable formation passait une journée entière chaque trimestre à consolider les données de formation issues de trois outils différents (SIRH, LMS, tableurs partagés) pour produire le tableau de bord destiné à la DRH et aux élus. Un connecteur n8n automatise la consolidation chaque semaine. Il arrive en réunion avec un Looker Studio à jour.
La plupart des LMS du marché exposent une API ou permettent des exports automatisés. On commence toujours par vérifier ce que ton LMS permet réellement avant de promettre quoi que ce soit. Si l'API est limitée, on peut souvent passer par des exports planifiés ou des webhooks. On te dit franchement ce qui est faisable avant de démarrer.
C'est la bonne question. On ne met jamais un flux en production sans une phase de test sur de vraies données. Et pour les documents sensibles (convocations, feuilles d'émargement, attestations), on prévoit toujours une étape de validation humaine avant l'envoi. L'automatisme fait le travail préparatoire, tu valides avant que ça parte.
On construit en gardant ça en tête. Les flux sont documentés simplement, les outils qu'on utilise (n8n, Make, Airtable) ont des interfaces visuelles que tu peux prendre en main sans coder. Et si quelque chose casse, on est joignables. On ne disparaît pas après la livraison.
Elle génère un premier draft solide en partant de ta fiche de poste, des compétences cibles et des contraintes terrain. Ce draft n'est pas parfait : il manque ta connaissance du contexte, des négociations internes, des spécificités de tes populations. Mais il te fait gagner 60 à 70 % du temps de rédaction, et tu passes à l'amélioration plutôt qu'à la page blanche.
Les données de formation (nom, poste, heures, résultats) sont des données RH soumises au RGPD. On travaille en priorité avec des outils hébergés en Europe, on évite de faire transiter des données personnelles vers des services tiers non nécessaires, et on te documente les flux pour que tu puisses les déclarer à ton DPO si besoin.
Ça dépend de ton volume. Si tu gères moins de 20 actions de formation par an avec peu de salariés, le gain sera modeste. Au-delà de 50 actions ou d'une centaine de salariés à gérer, les heures économisées sur les relances, les reportings et les convocations rentabilisent vite l'investissement. L'audit gratuit te donne une estimation honnête avant d'engager quoi que ce soit.
Oui, sur plusieurs indicateurs : la veille réglementaire, la génération de trames de procédures, la consolidation des preuves documentaires (feuilles d'émargement, évaluations, programmes) dans des dossiers structurés. L'IA ne passe pas l'audit à ta place, mais elle réduit considérablement le temps passé à préparer les preuves et à maintenir le système documentaire à jour.
Réserve un audit gratuit de 45 minutes. On regarde ensemble ton cycle formation, on identifie les flux les plus chronophages, et tu repars avec un plan d'action concret, que tu travailles avec nous ou pas.