Tu passes des heures sur tes documents de synthèse, tes bilans finaux, tes relances à 6 mois, pendant que tes bénéficiaires attendent un vrai suivi. Les automatisations IA prennent tout ça en charge, sans que tu touches une seule ligne de code.
Après 12 à 15 séances d'accompagnement, tu dois rédiger un document de synthèse structuré : compétences identifiées, valeurs, projet professionnel, plan d'action. Tu as toutes les notes, mais les rassembler dans un document lisible et cohérent te mange facilement 3 à 4 heures par bénéficiaire.
Qualiopi l'exige : un suivi à 6 mois après la fin du bilan. En pratique, tu jonglles avec 15 bénéficiaires à des stades différents, et les relances finissent en bas de ta liste. Résultat : du stress, des oublis, et un risque réel lors de l'audit.
Feuilles de présence, enquêtes de satisfaction, convention de formation, attestation de fin de bilan : chaque bénéficiaire génère une pile de documents. Les créer, les nommer, les envoyer, les archiver dans le bon dossier... c'est du travail de secrétariat que tu fais toi-même.
À chaque nouveau dossier, tu envoies manuellement le même mail de bienvenue, le même questionnaire préparatoire phase 1, le même lien vers ton agenda Calendly. Un copier-coller de 20 minutes que tu fais des dizaines de fois par an.
Tu remplis un formulaire structuré avec tes notes de séances (compétences, soft skills, freins, projets). Un agent IA rédige la première version de ta synthèse en respectant ton plan habituel : investigation, projet principal, plan d'action, annexes. Tu relis, tu ajustes, tu envoies. Plus de page blanche.
Dès qu'un bilan est clôturé, une séquence se déclenche : mail à J+30 pour les encouragements, questionnaire de suivi à M+6 avec formulaire pré-rempli, relance automatique si pas de réponse sous 7 jours. Ton taux de réponse monte et ton audit Qualiopi devient beaucoup moins stressant.
Un nouveau bénéficiaire signe sa convention ? Le workflow envoie automatiquement le mail de bienvenue, le questionnaire d'exploration phase 1, un lien de prise de rendez-vous et le dossier partagé pré-structuré. Tout ça sans que tu touches ton clavier.
Feuilles de présence, attestations de fin de bilan, enquêtes de satisfaction : chaque document est généré automatiquement à partir des données du bénéficiaire, nommé selon ta convention de fichiers, et rangé dans le bon dossier Drive. Prêt pour l'auditeur.
Tu enregistres tes notes vocales après chaque entretien (ou tu dictes un résumé rapide). Un pipeline transcrit, structure et formate ton compte rendu en suivant ton modèle habituel. Tu valides en 2 minutes au lieu de 20.
Tu vois d'un coup d'œil où en est chaque bénéficiaire : phase en cours, prochaine séance, documents manquants, relance à prévoir. Un dashboard Notion ou Airtable mis à jour automatiquement à chaque interaction, sans saisie manuelle.
On regarde ensemble comment tu travailles vraiment : combien de bénéficiaires simultanés, quels outils tu utilises déjà (Calendly, Notion, Drive, Canva...), quels documents tu produis, où tu perds le plus de temps. À la fin de cet appel, tu sais exactement ce qu'on peut automatiser et dans quel ordre.
On commence par la tâche qui te coûte le plus (souvent : la synthèse finale ou le suivi à 6 mois). On construit, on teste avec de vraies données de ton activité, on ajuste jusqu'à ce que le résultat soit au niveau de ce que tu ferais toi-même.
On te forme sur les workflows livrés : tu sais modifier un mail de relance, ajuster un modèle de document, ajouter un bénéficiaire. On reste disponibles pour faire évoluer les automatisations quand ton activité change, notamment si tu certifies de nouvelles prestations Qualiopi.
Ce coach rédigeait ses synthèses finales entièrement à la main, en partant de ses notes dispersées sur Notion. On a mis en place un formulaire structuré qu'il remplit juste après la dernière séance, connecté à un agent Claude qui produit une première version complète. Il relit et affine en moins d'une heure.
Le cabinet avait eu un écart lors d'un audit Qualiopi : plusieurs relances à 6 mois non tracées. On a câblé une séquence automatique déclenchée à la clôture de chaque bilan, avec questionnaire Tally, relance à J+7 si pas de réponse, et archivage automatique des retours dans le dossier bénéficiaire.
Elle gérait les arrivées de nouveaux bénéficiaires par mail manuel, avec des oublis réguliers sur le questionnaire préparatoire. On a créé un workflow déclenché à la signature de la convention : mail de bienvenue, questionnaire phase 1, lien agenda, dossier Drive créé et partagé. Chaque bénéficiaire reçoit la même expérience d'entrée, sans effort.
C'est la première question qu'on pose nous-mêmes. Les données personnelles de tes bénéficiaires ne transitent jamais dans un modèle IA public non configuré. On travaille soit avec des environnements isolés (API avec data retention désactivée), soit en gardant les données sensibles uniquement dans tes outils existants (Drive, Notion). On documente tout ça pour que tu puisses le défendre devant un auditeur Qualiopi ou un DPO.
La première version ne sera pas parfaite. L'IA ne connaît pas ton bénéficiaire comme toi. Ce qu'elle fait très bien : assembler les informations que tu lui donnes dans un document structuré, avec un style cohérent, sans rien oublier. Toi tu apportes le regard clinique, les nuances, ce que tu as senti en séance. Le résultat final reste le tien, tu gagnes juste les 3 heures de mise en page et de première rédaction.
C'est exactement pour ça que Just Use AI existe. Tu n'as rien à coder. On construit les automatisations pour toi, on te forme à les utiliser (et à modifier un texte de mail ou un modèle de document), et tu gardes la main. La plupart des coachs qu'on accompagne n'avaient jamais entendu parler de Make ou n8n avant de travailler avec nous.
Qualiopi audite la traçabilité et la conformité de tes processus, pas la façon dont tu rédiges tes documents. Une synthèse signée par toi, relue et validée par toi, reste un document que tu as produit. Ce qui compte pour l'auditeur : que le document existe, qu'il soit complet, daté, archivé. Les automatisations qu'on met en place renforcent justement cette traçabilité.
Ça dépend de l'outil. Make et n8n se connectent à des centaines d'applications. Si ton outil a une API ou s'il exporte vers Google Sheets ou CSV, on peut s'y brancher. Pour des logiciels très spécifiques au secteur bilan, on commence souvent par une solution hybride : tu continues à utiliser ton logiciel pour ce qu'il fait bien, on automatise autour (mails, documents, relances, archivage Drive).
La première automatisation est en production en général dans les 2 semaines après l'audit. C'est souvent la synthèse finale ou le workflow d'onboarding, parce que ce sont les plus rapides à construire et celles qui ont le plus d'impact immédiat. Le suivi à 6 mois suit dans les 2 à 3 semaines d'après.
Oui. Les automatisations qu'on construit s'adaptent à ta structure réelle : si tu as une offre bilan CPF, une offre coaching de carrière courte, et des ateliers CV, on crée des workflows distincts pour chaque parcours. Chaque flux déclenche les bons documents, les bons mails, les bonnes relances selon le type de prestation.
Audit gratuit, sans engagement. On regarde ensemble tes documents, ton process d'accompagnement, tes outils actuels. À la fin, tu repars avec une liste de ce qu'on peut automatiser et dans quel ordre, que tu travailles avec nous ou non.