Entre les lettres de mission, les demandes de visa, les formulaires A1 et les relances aux prestataires locaux, la charge documentaire d'un dossier expatriation peut dépasser 30 pièces. Just Use AI t'aide à automatiser tout ce qui peut l'être, pour que tu te concentres sur le conseil à haute valeur ajoutée.
Tu passes un temps fou à relancer les RH du client, l'expatrié lui-même ou son conjoint pour récupérer une copie de passeport, un relevé de cotisations URSSAF ou une traduction assermentée. Chaque aller-retour mail te coûte 10 à 20 minutes, multiplié par 15 dossiers actifs en parallèle.
Ton fichier Excel (ou Notion, ou Monday) recense les dates de visa, les échéances de permis de travail, les affiliations à la sécu locale. Dès qu'un statut change, tu dois tout ressaisir à la main. Une erreur de date sur un titre de séjour, et c'est un salarié en situation irrégulière.
Lettre de détachement, attestation d'employeur pour l'ambassade, note d'information au salarié sur sa couverture sociale à l'étranger : ces documents changent très peu d'un dossier à l'autre, mais tu les retapes ou tu les cherches dans tes anciens emails à chaque fois.
Chaque mois, tu dois sortir un état d'avancement par dossier pour le client corporate. Rassembler les infos depuis plusieurs sources (emails, SharePoint client, ton propre suivi), les mettre en forme dans un PowerPoint ou un PDF propre : ça prend facilement une demi-journée.
Un formulaire intelligent envoyé à l'expatrié et aux RH du client récupère toutes les pièces requises selon le type de mobilité (détachement Schengen, expatriation hors UE, VIE, etc.). Les documents sont classés automatiquement dans le dossier correspondant, avec une alerte si une pièce est manquante ou expirée.
Chaque date clé (expiration de visa, renouvellement de titre de séjour, fin de détachement, date de retour prévisionnelle) est surveillée automatiquement. Tu reçois une alerte à J-90, J-60 et J-30, et l'expatrié reçoit un email personnalisé avec les démarches à suivre.
Lettre de détachement, attestation pour l'ambassade, note sociale expat : tu décris le contexte en deux lignes, un agent IA génère le document dans ton format habituel, pré-rempli avec les données du dossier. Tu relis, tu valides, tu envoies. Fini le copier-coller.
Un agent consolide chaque mois le statut de tous les dossiers actifs du client, génère un rapport structuré (avancement, alertes, prochaines étapes) et te le soumet pour relecture avant envoi. Ce qui prenait une demi-journée prend désormais 20 minutes de validation.
Dès qu'un nouveau dossier est ouvert, l'expatrié reçoit automatiquement un welcome pack personnalisé selon le pays de destination : checklist des démarches, contacts utiles (avocat local, relocation partner, mutuelle internationale), calendrier des étapes. Tu configures une fois, ça tourne tout seul.
Les règles de sécurité sociale, de droit du travail local et de fiscalité expat changent régulièrement. Un agent surveille tes sources de référence (CLEISS, portails officiels, newsletters GMS) et t'envoie chaque semaine un résumé des évolutions qui concernent tes dossiers en cours.
On cartographie ensemble tes dossiers types, les outils que tu utilises (Excel, Outlook, SharePoint, Notion...) et les tâches qui te prennent le plus de temps. À l'issue, tu as une liste priorisée des automatisations à fort impact pour TON activité, pas un catalogue générique.
On commence par les 2-3 automatisations les plus rentables identifiées en audit. Collecte de pièces, alertes d'échéance, génération de courriers : on construit, on teste sur un vrai dossier, on ajuste. Tu valides avant que ça parte en production.
On déploie sur l'ensemble de tes dossiers actifs. Tu reçois une documentation courte (pas un manuel de 40 pages) qui t'explique comment modifier un paramètre ou ajouter un pays. On reste disponibles 30 jours pour les ajustements post-lancement.
Ta liste de pays de destination s'allonge, un client veut un format de reporting différent, tu recrutes un collaborateur : on fait évoluer les automatisations avec toi. Pas de contrat annuel bloquant, on avance à ton rythme.
Le cabinet envoyait chaque nouveau dossier par email avec une liste de pièces en PDF. Les relances se faisaient à la main. On a mis en place un formulaire intelligent qui adapte la liste selon le pays et le type de mobilité, relance automatiquement à J+5 si une pièce manque, et classe tout dans Airtable. Les consultants ont récupéré environ 3h par dossier sur la phase de collecte.
Gérer seul 40 dossiers avec des dates de permis, de visa et de détachement qui se chevauchent, c'est une source de stress permanente. On a connecté son tableau Airtable à un système d'alertes automatiques : lui, le salarié et le RH client reçoivent chacun le bon email au bon moment. Depuis le déploiement, aucun dépassement d'échéance.
La responsable mobilité passait chaque fin de mois à consolider les statuts dans un PowerPoint pour la DRH. On a branché un agent qui agrège les données depuis Airtable, génère le rapport au format attendu et le dépose dans SharePoint pour relecture. Elle passe maintenant 30 minutes à vérifier et annoter plutôt que 4h à tout ressaisir.
C'est LA vraie question en mobilité internationale, et elle est légitime. On ne branche pas Claude ou GPT directement sur tes données personnelles sensibles. Les automatisations de collecte et de suivi tournent sur des outils sans IA (Make, n8n, Airtable) où toi seul contrôles le stockage. L'IA générative n'intervient que pour des tâches comme la rédaction de courriers, sur la base d'informations que tu choisis d'y inclure. On t'aide à définir précisément ce périmètre lors de l'audit.
Ça dépend de ce que ton outil expose comme API ou exports. Workday et SAP ont des API que n8n sait interroger. Iexpatriate ou des outils plus spécialisés nécessitent parfois de passer par un export CSV planifié. On vérifie ça ensemble en audit avant de promettre quoi que ce soit. Dans la majorité des cas, on trouve une connexion workable.
L'IA ne remplace pas ta veille réglementaire. Ce qu'on automatise, c'est la surveillance de tes sources habituelles (CLEISS, circulaires DSS, newsletters GMS) et la synthèse des évolutions. Tu restes le validateur. Le système te signale ce qui a changé, tu décides si et comment ça impacte tes dossiers. C'est un assistant de veille, pas un juriste.
Oui, c'est même l'un des cas d'usage les plus fréquents. On peut créer des flux distincts par client, avec leurs formats de reporting, leurs outils (SharePoint spécifique, boîte mail dédiée), leurs templates de documents. La logique de base reste la même, seules les configurations diffèrent. On paramètre ça une fois, ça tourne ensuite sans intervention manuelle.
À partir de 30 dossiers annuels avec la charge documentaire habituelle du métier, les premières automatisations (collecte de pièces + alertes d'échéance) se rentabilisent rapidement. L'audit gratuit te donne une estimation honnête avant d'engager quoi que ce soit. Si le calcul ne tient pas, on te le dit.
Les clients voient surtout que les délais sont tenus, que les relances arrivent à temps et que les rapports sont clairs. Ce qu'on automatise, ce sont les tâches que tu faisais déjà par email ou tableur, mais avec plus de régularité et sans oubli. Ta valeur de consultant (conseil sur les options de mobilité, gestion des cas complexes, relation avec les prestataires locaux) reste entièrement humaine.
On construit des automatisations que tu peux surveiller et ajuster depuis une interface visuelle, sans toucher au code. Changer une date limite dans une alerte, ajouter un pays à ta liste, modifier un template de courrier : ça se fait en quelques clics. Et si tu bloques, on est là. La documentation qu'on te remet couvre 90% des situations courantes.
Réserve un audit gratuit de 30 minutes. On regarde ensemble tes dossiers types, tes outils actuels et les automatisations qui font sens pour ton activité. Sans engagement, sans jargon technique.