Tu passes tes journées à recopier des bons de commande, relancer des clients qui ne répondent pas et ressaisir des prix dans ton ERP. Ces tâches-là, on les automatise : tu te concentres sur tes marges et tes nouveaux comptes.
Tes clients t'envoient leurs commandes par EDI, PDF, email, parfois fax. Quelqu'un doit tout ressaisir dans ton ERP ou ton WMS. Une erreur de référence produit et c'est un litige fournisseur ou client à gérer pendant trois jours.
Tu as 200 comptes actifs, des paniers abandonnés, des devis expirés et des clients dormants depuis 90 jours. Personne n'a le temps d'envoyer des relances personnalisées à chaque contact. Résultat : le chiffre reste sur la table.
Ton fournisseur change ses tarifs, tu reçois un fichier Excel de 4 000 lignes un vendredi soir. Recalculer tes prix de vente, mettre à jour ton catalogue et prévenir tes clients prioritaires prend deux jours de travail ingrat.
Entre le tracking transporteur, les appels clients 'où est ma commande ?', les avoirs à émettre et les réclamations fournisseurs, ton ADV passe plus de temps à éteindre des incendies qu'à vendre.
Un agent IA lit tes emails et fichiers EDI entrants, identifie les références, les quantités et les conditions tarifaires, puis crée la commande directement dans ton ERP (Sage, Cegid, SAP Business One...). Zéro ressaisie, zéro erreur de frappe.
Dès qu'un prospect ou client envoie une demande de prix, l'automatisation génère un devis au bon format avec tes grilles tarifaires, l'envoie, puis programme des relances à J+3 et J+7 si aucune réponse. Ton commercial reçoit une alerte seulement si le devis dépasse un certain montant.
Quand ton fournisseur envoie ses nouveaux tarifs, un workflow récupère le fichier, applique tes règles de marge, met à jour ton catalogue et notifie les comptes clients concernés par les changements de prix. Ce qui prenait deux jours prend vingt minutes.
L'agent surveille les numéros de tracking, détecte les retards et envoie une mise à jour proactive au client avant qu'il ne t'appelle. Si un colis est bloqué, il ouvre automatiquement un ticket réclamation chez le transporteur et prévient ton ADV.
Chaque semaine, l'automatisation scanne ton CRM, repère les clients sans commande depuis X jours et envoie un email de réactivation personnalisé (avec leurs références habituelles, pas un newsletter générique). Les plus gros comptes remontent dans la liste de ton commercial.
Chaque lundi matin, tu reçois un rapport consolidé : CA par compte, marge par famille de produits, devis en attente, clients à risque. Construit depuis tes données ERP et CRM, sans qu'un contrôleur de gestion passe le week-end sur Excel.
On cartographie ensemble tes flux commandes, tes outils (ERP, CRM, transporteurs, fournisseurs) et les 3 tâches qui te coûtent le plus de temps chaque semaine. On identifie les gains rapides.
On construit le premier workflow : traitement des commandes, devis automatiques ou mise à jour tarifaire, selon ce qui est le plus urgent pour toi. Tu valides sur des cas réels avant le déploiement.
On connecte l'automatisation à ton ERP, ta messagerie, ton transporteur et ton CRM via API ou connecteurs natifs. On teste sur un échantillon de commandes réelles avant de basculer en production.
Une fois le premier flux en place et validé, on ajoute les suivants : relances clients, reporting, gestion des litiges. Tu gardes la main sur chaque règle métier et tu peux tout ajuster sans coder.
Ce distributeur recevait ~60 commandes par jour par email et EDI. Son ADV passait 3 heures à les ressaisir dans Sage. Après automatisation, les commandes standards (références connues, clients existants) sont traitées et confirmées sans intervention. L'ADV ne touche plus qu'aux exceptions et aux nouveaux comptes.
Les devis partaient, puis plus rien. Pas de relance systématique faute de temps. On a automatisé les relances à J+3 et J+10 avec un message court et personnalisé (nom du contact, référence du devis, date d'expiration). En 8 semaines, le taux de signature des devis a grimpé d'environ 10 points.
Chaque trimestre, la mise à jour des prix fournisseurs mobilisait deux personnes pendant deux jours : recalcul des marges, mise à jour du catalogue, emails aux comptes prioritaires. Un workflow récupère maintenant le fichier Excel du fournisseur, applique les règles de marge par famille de produits et envoie les notifications clients en automatique.
Oui, dans la plupart des cas. On passe souvent par les exports/imports CSV ou XLS que ton ERP sait déjà faire, ou par des connecteurs intermédiaires. On a rarement besoin d'une API moderne pour automatiser les flux les plus importants. On vérifie ça pendant l'audit gratuit, avant tout engagement.
C'est la bonne question à se poser. On construit toujours les automatisations avec un seuil de confiance : les commandes avec des références ambiguës, des conditions tarifaires particulières ou des montants élevés passent en validation humaine. L'agent traite l'évident, tu gères les exceptions. Le risque d'erreur est inférieur à celui de la ressaisie manuelle sur volume.
C'est précisément pourquoi on ne propose pas un outil générique. On cartographie tes canaux réels et on construit un flux par source. EDI, email avec pièce jointe PDF, formulaire web : chaque canal a son propre traitement. On priorise par volume et on déploie progressivement.
Oui. Les règles de pricing BtoB sont souvent complexes mais elles sont documentables : remise par compte, paliers de volume, conditions négociées. On encode tes règles dans le workflow. Si une condition est trop particulière pour être automatisée, on crée une alerte pour que ton commercial valide manuellement.
Dans tous les projets qu'on a faits sur ce type de métier, l'automatisation n'a pas réduit les effectifs. Elle a déplacé le travail : moins de saisie, plus de relation client et de prospection. Les personnes en ADV passent d'un travail ingrat à un travail à valeur ajoutée. C'est un argument concret à porter à ton équipe, pas une promesse.
Le premier workflow (traitement commandes ou devis automatiques) est en production en 2 à 3 semaines en général. Les premiers gains de temps sont visibles dès la première semaine d'utilisation réelle. On ne déploie pas tout en même temps : on commence par ce qui fait le plus mal, on valide, puis on continue.
C'est un classique. On peut automatiser l'alimentation du CRM à partir des emails, des devis et des commandes, sans que tes commerciaux aient à saisir quoi que ce soit manuellement. Souvent, un CRM mal rempli se remplit tout seul une fois que la corvée de saisie disparaît.
Réserve un audit gratuit de 1 heure. On regarde ensemble tes flux commandes, tes outils et les automatisations qui ont du sens pour ton volume et tes marges. Aucun engagement, résultats concrets.