Tes clients restaurateurs et hôteliers produisent des montagnes de justificatifs chaque semaine : tickets Z, factures fournisseurs, relevés de réservation Booking ou TheFork. On automatise la collecte, le rapprochement et les déclarations pour que tu passes ton temps sur le conseil, pas sur la ressaisie.
Vente à emporter à 5,5 %, consommation sur place à 10 %, boissons alcoolisées à 20 % : chaque ticket de caisse croise plusieurs taux. Quand le client envoie ses Z en PDF depuis une vieille caisse enregistreuse, reventiler manuellement les bases d'imposition prend un temps fou, avec un risque d'erreur sur chaque déclaration CA3.
Booking, Expedia, TheFork, Deliveroo : chaque plateforme pond son propre format de relevé de commissions, souvent disponible le 10 du mois suivant. Résultat : tes collaborateurs relancent les clients, retéléchargent les fichiers, recroisent les virements reçus. Le rapprochement dure des heures pour un seul client multi-canaux.
Un hôtel de montagne ou un restaurant de bord de mer a des flux qui varient du simple au quadruple entre juillet et novembre. Construire des prévisionnels de trésorerie crédibles chaque trimestre, en intégrant les acomptes de TVA et les charges sociales variables, reste un travail chronophage que peu de cabinets facturent à sa juste valeur.
Extras, saisonniers, contrats de vendange, heures supplémentaires au seuil des 35 h : la masse salariale HCR est la plus volatile de toutes. Croiser les bulletins de salaire, les déclarations DSN et les pointages pour détecter une anomalie demande un niveau de vigilance que l'équipe ne peut pas toujours maintenir sur un portefeuille de 40 clients.
Un flux automatique récupère les tickets Z (PDF, CSV ou export direct depuis Lightspeed, Zelty, L'Addition) chaque soir, détecte les lignes par taux de TVA et les pousse dans ton logiciel comptable (ACD, Pennylane, Sage) avec le bon compte et le bon taux. Fini la ressaisie manuelle du lendemain matin.
On connecte les relevés Booking, Expedia, TheFork, Deliveroo et Uber Eats à un agent qui les normalise, calcule les commissions nettes, et produit une écriture de rapprochement prête à valider. Le client n'a plus qu'à confirmer le virement reçu dans son relevé bancaire.
Avant chaque échéance CA3, un agent reconstitue les bases par taux à partir des Z collectés, les compare au chiffre d'affaires déclaré sur le relevé bancaire et te signale toute incohérence supérieure à 2 %. Tu valides en 10 minutes au lieu de recroiser pendant 2 heures.
À partir des historiques de caisse, des échéances fiscales et sociales connues et des réservations en cours (si le client partage son PMS), on génère chaque mois un prévisionnel glissant à 13 semaines. Le client reçoit un tableau Notion ou Google Sheets actualisé sans que tu aies à ouvrir Excel.
Un agent compare chaque mois la masse salariale DSN avec les pointages transmis par le client, détecte les écarts (heure sup non déclarée, saisonnier absent de la DSN, taux horaire incohérent) et génère une alerte email avec le détail de la ligne suspecte. Zéro tablette Excel partagée, 100 % traçable.
Chaque début de mois, un PDF aux couleurs de ton cabinet part automatiquement à chaque client HCR : chiffre d'affaires par canal, ratio food cost vs CA, charges de personnel en % du CA, solde de trésorerie prévisionnel. Commentaires rédigés par IA, relus par toi en 5 minutes.
On passe en revue les sources de données de ton portefeuille CHR : quelles caisses, quelles plateformes, quel logiciel comptable, combien de clients multi-sites. On identifie les 2-3 tâches où le temps perdu est le plus élevé et le gain le plus immédiat.
On câble la première automatisation sur un restaurant mono-site, un hôtel avec OTA et éventuellement un site multi-exploitations. Tu vois tourner le flux en conditions réelles avant de valider quoi que ce soit pour le reste du portefeuille.
Une fois le pilote validé, on adapte les connecteurs à chaque client (variantes de caisse, de PMS, de convention collective), on forme tes collaborateurs sur la validation des sorties IA, et on branche les alertes dans vos outils (Teams, Slack, email).
Chaque mois, on suit les taux de validation automatique par flux. Si un connecteur déraille (mise à jour de l'export Booking, changement de logiciel caisse chez un client), on corrige. Tu n'as pas à maintenir toi-même les automatisations.
Le cabinet gérait des exports CSV depuis 4 logiciels de caisse différents (Zelty, L'Addition, Lightspeed, et une vieille Casio en PDF). Un agent collecte désormais chaque soir les exports, ventile les lignes par taux de TVA et pousse les écritures dans ACD. Le collaborateur ne re-saisit que les exceptions flaggées par le système.
Chaque hôtel utilisait 2 à 4 OTA avec des relevés dans des formats incompatibles. Un workflow Make récupère les relevés dès leur publication, normalise les colonnes, calcule les commissions nettes et produit une écriture de rapprochement dans Pennylane. L'expert-comptable valide ou ajuste en quelques clics.
Le cabinet voulait renforcer sa valeur perçue sans embaucher. Un agent génère le 5 de chaque mois un PDF par client avec CA par canal, ratio food cost, trésorerie prévisionnelle à 8 semaines et un commentaire de 3 lignes rédigé par IA à partir des chiffres réels. Le directeur de mission relit en 5 min et l'envoie.
Oui, c'est même le cas le plus courant. On a déjà câblé des exports Zelty, L'Addition, Lightspeed, Tiller, SumUp et des vieilles caisses qui n'exportent qu'en PDF. Pour les PDF, on utilise un extracteur OCR entraîné sur les formats CHR français. Pour les autres, on travaille avec l'API ou l'export natif du logiciel. S'il y a un format exotique, on l'évalue lors de l'audit gratuit.
La ventilation est basée sur des règles explicites que tu valides, pas sur une inférence magique. On modélise les règles métier avec toi (quelle ligne = quel taux, comment traiter les menus mixtes, les ventes à emporter, etc.) avant de les coder. Le système te signale tout ce qu'il ne sait pas classer avec certitude, tu tranches. Le taux d'erreur chute parce que la règle est appliquée de façon identique à chaque ligne, sans fatigue.
Les flux sont déclenchés par l'arrivée du document, pas par un calendrier fixe. Quand le client dépose son export dans le dossier partagé (Google Drive, SharePoint, boîte mail dédiée), l'agent se déclenche. Si le document n'arrive pas avant une date limite, tu reçois une alerte de relance automatique avec le nom du client et le document manquant.
Les données de tes clients ne transitent pas dans des modèles d'IA grand public. On utilise des API avec traitement en Europe (Claude Anthropic EU, OpenAI avec accord DPA, ou des modèles hébergés on-premise selon ton niveau d'exigence). Tous les flux sont documentés et auditables. On peut te fournir une note technique à soumettre à ton DPO ou à l'Ordre.
Les tâches automatisées sont celles qui ne demandent aucun jugement professionnel : ressaisir un Z, télécharger un relevé Booking, relancer un client pour un justificatif. Tes collaborateurs gardent la main sur la validation, le conseil et la relation client. En pratique, on constate qu'ils passent plus de temps sur les analyses et les rendez-vous clients, ce qui augmente la valeur perçue du cabinet.
Oui. On pousse les écritures via le format d'import natif d'ACD (fichier FEC ou format propriétaire selon la version). Même chose pour Sage 50/100, Cegid, Pennylane et Fulll. Si tu utilises un logiciel moins courant, on regarde l'import CSV disponible lors de l'audit.
La première automatisation tourne généralement en production 2 à 3 semaines après le démarrage du pilote. Ce n'est pas un projet de 6 mois : on commence par le flux qui prend le plus de temps à tes collaborateurs, on le livre, tu mesures. Ensuite on décide ensemble ce qu'on automatise en deuxième.
Réserve un audit IA gratuit de 60 minutes. On regarde ensemble tes flux HCR, on identifie les 2-3 automatisations les plus rentables pour ton cabinet, et tu repartes avec une feuille de route concrète, même si tu ne travailles pas avec nous ensuite.