Les opticiens passent des heures à relancer les clients pour le renouvellement de leur équipement, à vérifier les prises en charge mutuelle et à répondre aux mêmes questions en magasin comme par message. Just Use AI automatise ces boucles répétitives pour que tu te concentres sur le conseil en vue et la vente.
Tu as 600, 800, parfois 1 500 clients dans ton logiciel métier (Optiflex, iGestion, Visiorg...). Rappeler ceux dont l'équipement a 2 ans, c'est un tri manuel, un export Excel, des SMS ou des appels un par un. Résultat : soit tu ne relances pas, soit tu y passes un après-midi entier chaque mois.
Chaque client arrive avec sa propre mutuelle, ses propres garanties, ses délais de carence. Vérifier le taux de remboursement sur Amelipro ou en appelant la plateforme tiers-payant, saisir le devis normatif, attendre la validation : c'est 10 à 20 minutes par dossier que tu n'as pas quand la boutique est pleine.
'Vous faites des verres progressifs ?' 'Quel est votre délai pour une monture sur commande ?' 'Je peux venir sans ordonnance ?' Ces questions arrivent par SMS, WhatsApp, Google Messages et les réseaux sociaux, souvent le soir ou le week-end, et elles attendent une réponse le lendemain matin.
Un verre livré avec le mauvais indice, une monture renvoyée en garantie chez Silhouette ou Safilo, un retard sur une commande urgente : le suivi se fait par e-mail, parfois par fax, souvent dans un tableau maintenu à la main. Quand ça dérape, c'est toi qui rappelles le fournisseur et le client.
On connecte ton logiciel métier à un moteur de relance (SMS, e-mail ou WhatsApp). Les clients dont l'équipement atteint 2 ans (ou le délai mutuelle applicable) reçoivent un message personnalisé avec ton nom, sans que tu touches quoi que ce soit. Tu peux paramétrer une relance à J+15 pour ceux qui n'ont pas répondu.
Un formulaire en ligne envoyé au client avant son rendez-vous collecte sa mutuelle, son numéro d'adhérent et ses droits. Un agent IA interroge l'API Amelipro ou les plateformes tiers-payant (Santéclair, Kalixia, Itelis) et te prépare un résumé du remboursement estimé avant que le client arrive en magasin.
Un assistant IA répond 24h/24 aux questions fréquentes sur ton site ou ta page Google Business : gammes disponibles, délais, conditions de remboursement, prise de RDV. Il prend aussi les messages de contact et les classe par urgence pour ton arrivée le matin.
Chaque confirmation de commande reçue par e-mail (Essilor, BBGR, Hoya, Rodenstock, Silhouette...) est lue, extraite et versée dans un tableau de bord unique. Quand le délai prévu est dépassé, tu reçois une alerte automatique, et le client concerné peut recevoir un SMS de mise à jour.
À partir des informations de la fiche client (correction, monture choisie, verre prescrit), on pré-remplit le devis normatif réglementaire (arrêté du 31 octobre 2017) au bon format. Le client le reçoit par e-mail avec lien de signature électronique, et la facture est générée automatiquement à la validation.
Rentrée scolaire pour les clients avec enfants, été pour les solaires, automne pour les bilans de vue : on programme des campagnes e-mail ou SMS ciblées selon les données de ta base clients (âge, type d'équipement, dernière visite), sans export manuel ni outil marketing complexe.
On regarde ensemble ton logiciel métier, tes flux e-mail, ta gestion des commandes et tes canaux de communication clients. On identifie les 2 ou 3 automatisations qui vont te faire gagner du temps dès le mois suivant.
On développe les workflows sur n8n ou Make, connectés à tes outils existants. Tu n'as rien à installer ni à changer dans ta façon de travailler : on se branche sur ce que tu as déjà.
On lance en parallèle de ton fonctionnement normal, sur un petit lot de clients ou de commandes. Tu vois exactement ce qui part, ce qui arrive, et tu valides avant que ça tourne seul.
Une fois en production, tu reçois un tableau de bord simple et on reste disponibles pour ajuster. Si ta mutuelle principale change ses règles ou si tu changes de fournisseur, on met à jour.
Avant, l'opticien ne relançait personne : pas le temps, pas de process. Après connexion de son Optiflex à un scénario n8n, 120 clients dont l'équipement a 2 ans reçoivent chaque mois un SMS personnalisé. Environ 1 client sur 5 rappelle ou prend RDV dans la semaine.
Les clients reçoivent un lien de pré-qualification 48h avant leur rendez-vous. L'agent IA interroge les plateformes tiers-payant et prépare le résumé de prise en charge. En boutique, le conseiller gagne ~12 minutes par dossier, les files d'attente baissent et les devis sont présentés plus vite.
Installé seul, il ne peut pas décrocher pendant un examen de vue et rappeler le soir. Un assistant IA branché sur sa fiche Google et son site répond aux questions fréquentes 7j/7, collecte les demandes de contact et les classe. Il arrive le matin avec une liste propre plutôt qu'une boîte mail en vrac.
La plupart des logiciels métier opticien exposent soit une API, soit des exports CSV/Excel automatisés, soit des notifications e-mail sur lesquelles on peut se brancher. Dans les rares cas où il n'y a pas d'API, on lit les exports ou on utilise des connecteurs low-code. On vérifie ça pendant l'audit gratuit, avant tout engagement.
Le rôle de l'automatisation ici est de pré-préparer l'information, pas de la valider définitivement. Le résumé de prise en charge est présenté comme une estimation à confirmer, et c'est toi ou ton conseiller qui valides avant de l'annoncer au client. Aucun chiffre n'est envoyé au client sans validation humaine.
Les données de santé visuelle sont des données sensibles au sens du RGPD. On construit les automatisations en tenant compte de ça : hébergement sur des serveurs européens, aucun transfert vers des tiers non nécessaires, suppression automatique des données après traitement. On te fournit un document de registre de traitement pour les flux automatisés.
Le SMS ou l'e-mail de relance sort avec ton nom, ta signature et le ton que tu choisis. On ne cache rien : si un client répond et que c'est un chatbot qui prend le relais, c'est indiqué clairement. La plupart des clients s'en fichent tant que la réponse est rapide et utile.
On part de l'existant. Si ta franchise impose un CRM ou un logiciel de caisse, on s'y branche plutôt que de le doubler. On a l'habitude de travailler en surcouche sur des environnements contraints, sans toucher à l'infrastructure que tu ne contrôles pas.
La relance renouvellement, qui est l'automatisation la plus directement mesurable, tourne en général dans les 2 à 3 semaines après l'audit. Les premiers RDV attribuables arrivent dans le mois. Le chatbot hors-horaires, lui, est actif en moins d'une semaine.
C'est exactement pour toi. Quand tu es seul, chaque heure passée sur des relances ou des vérifications mutuelle est une heure de moins pour un client en magasin. L'automatisation compense l'absence d'une assistante ou d'un back-office, à une fraction du coût.
Audit gratuit de 45 minutes. On regarde tes outils, tes flux et on te dit exactement ce qui est automatisable, sans engagement. La plupart des opticiens qu'on rencontre ont au moins 2 à 3 heures par semaine à récupérer dès le premier mois.